Bidfood - Beheer van en toegang tot gegevensarchieven biedt stof tot nadenken voor groothandel in proviand

Bidfood is een van de grootste voedingsmiddelendistributeurs van Nieuw-Zeeland en levert een breed assortiment van meer dan 20.000 producten aan de voedsel- en horecasector. Bidfood levert aan bedrijven van alle groottes, van kleine cafés tot grote ketens.

Uitdaging

Bidfood is verplicht om bepaalde mededelingen over voedselveiligheid minimaal 10 jaar te bewaren. Met zo'n enorme hoeveelheid informatie in het systeem was het een enorme opgave geworden om een manier te vinden om die gegevens eenvoudig te archiveren, te beheren en er indien nodig toegang toe te krijgen.

"In eerste instantie waren we puur geïnteresseerd in een archiveringsoplossing. We zijn hier een groot voorstander van open source, maar er was geen open source archiveringstool die voor ons een haalbare optie was," legt Bidfood CIO, Dan Morgan, uit. "Sommige van onze mailboxen zijn buitengewoon groot."

Toen in 2019 de beslissing werd genomen om naar de markt te gaan, was Dan de IT operations manager, voorafgaand aan zijn promotie tot CIO. Met een achtergrond in beveiliging, wilde hij een oplossing die Bidfood's beveiligingspostuur zou versterken, in plaats van alleen een standalone archiveringsoplossing.

"De keuze voor Mimecast was een van de gemakkelijkste zakencases die ik ooit heb moeten maken, omdat er een incident was met een bedrijf waarmee we een associatie hebben, en de Targeted Threat Protection van Mimecast kon voorkomen dat wat hen overkwam, ons overkwam."

Dan Morgan - CIO, Bidfood

"Mimecast voldeed in dat opzicht aan al onze eisen. We konden geen ander concurrerend geprijsd product vinden dat kon doen wat Mimecast voor ons kon doen," zei Morgan.

Voordat Bidfood Mimecast inschakelde, voerde het bedrijf zelf interne phishingtests uit en gaf het personeel veiligheidstrainingen. In 99% van de gevallen was het personeel in staat om verdachte e-mails en links aan te geven bij IT voordat ze actie ondernamen, maar het aantal schadelijke berichten dat nog steeds in de inbox van het personeel belandde, was voor Dan en zijn team een rode vlag.

"Dankzij de maatregelen die we hebben genomen om ons personeel op te leiden, hebben we deze berichten kunnen onderscheppen voordat ze schade aanrichtten, maar ze hadden niet ongemerkt mogen binnenkomen. E-mail is tegenwoordig de belangrijkste aanvalsvector, en we wisten dat we onze grenzen moesten versterken," aldus Morgan.

Hoewel het netwerk van Bidfood "redelijk veilig en redelijk vergrendeld" was, zei Morgan dat e-mail het "grootste gapende gat" van het bedrijf was wat betreft netwerkbeveiliging.

"Er hoeft maar één gebruiker op één link te klikken en je hebt het gehad. Een bedrijf waarmee we nauw samenwerken had precies dat scenario. Zij werden getroffen vlak voor Kerstmis, de drukste tijd van het jaar voor ons als bedrijf wereldwijd. De impact was enorm. Ik zou niet eens kunnen uitrekenen hoeveel geld ze eigenlijk verloren door 72 uur plat te liggen, maar het is veel. Dat is gewoon geen acceptabele situatie voor ons."

Oplossing

De eerste impuls om met Mimecast in zee te gaan was de archiveringsmogelijkheid, maar toen het nieuws over de eerder genoemde inbreuk bij een bedrijf waarmee we samenwerken zich door de hele organisatie verspreidde, werd beveiliging een belangrijk onderdeel van het gesprek.

Wat de archivering betreft, omdat Bidfood wettelijk verplicht is communicatie te bewaren, bewaarden zij absoluut alles, inclusief hun e-mailspam, zodat hun databases, uitwisselingslogboeken en andere opslagplaatsen uit hun voegen barstten.

"Voordat ik Mimecast had, voerde ik een test uit om onze Exchange-database te herstellen. Ter vergelijking, de laatste restore test die we met Mimecast deden duurde de helft zo lang, wat duidelijk een enorme verbetering is," zei Morgan.

Ongeveer 85% van Bidfood's omzet komt via haar e-commerce platform, de overige 15% via telefoon en e-mail. Uitval van e-mail zou een kritieke situatie zijn, niet alleen in termen van potentieel verloren orders, maar ook omdat het bedrijf van tijd tot tijd via e-mail terugroeporders voor producten ontvangt. Dergelijke e-mails kunnen eenvoudigweg niet worden gemist.

De "always-on" mogelijkheid die Mimecast biedt, betekent dat ik onze Exchange-servers kan uitschakelen, maar dat de mensen nog steeds hun berichten krijgen. Zodra een product wordt teruggeroepen, hebben we onze eigen methode om dat vast te leggen die niet zo afhankelijk is van e-mail. Maar leveranciers zijn wel afhankelijk van e-mail, dus downtime is daarvoor geen optie. Als je een product verkeerd terugroept, kunnen mensen sterven. Zo simpel is het," legt Morgan uit.

Voorheen, als iemand een link naar een onbetrouwbare website stuurde, was Bidfood niet in staat om deze te sandboxen en te laten testen voordat deze op het bedrijfsnetwerk terecht kwam.

"Ik zal eerlijk zijn, dat was iets waar ik soms 's nachts wakker van lag - de gedachte dat als iemand vanavond op een slechte link klikt, welke schade zal zijn aangericht voordat we het 's ochtends in de gaten hebben? De extra laag die Mimecast Targeted Threat Protection ons biedt tussen ons netwerk en de slechteriken, is een enorme opluchting," aldus Morgan. "Nu we Mimecast hebben, heb ik er veel meer vertrouwen in dat een slechte link er veel minder snel doorkomt."

Morgan, zijn collega's bij de beveiliging en het hele leidinggevende team bij Bidfood zijn nu een stuk tevredener over hun beveiligingsbeleid.

"Ik maak een maandelijks rapport voor het executive team, en het Mimecast servicerapport en executive summary staat altijd bovenaan mijn lijst om op te nemen. Iedereen weet hoeveel mensen op onbetrouwbare links hebben geklikt en het wordt besproken op directieniveau, terwijl dat een paar jaar geleden nog niet het geval zou zijn geweest. Beveiliging is nu front of mind voor het executive team en dat klinkt mij als muziek in de oren."

Het aantal telefoontjes naar de helpdesk is ook drastisch gedaald, omdat zij niet langer elke dag meerdere tickets hoeven te behandelen waarin wordt gevraagd of een e-mailbijlage of -link in orde is. De malafide e-mails komen er in de eerste plaats niet meer door.

Een ander groot pluspunt voor de medewerkers van Bidfood is de zoekfunctionaliteit van Mimecast Cloud Archive. Morgan klaagde over de zoekmogelijkheden van Outlook en merkte op dat zoekopdrachten die voorheen een half uur of langer duurden in Outlook, nu in een minuut of twee in Mimecast werden uitgevoerd.

"De grootste feedback die ik van mijn gebruikers heb gekregen, is dat ze de zoekfunctionaliteit met Mimecast Cloud Archive geweldig vinden, omdat ze de tijdsbestekken van zoekopdrachten kunnen beperken, zich alleen op bijlagen kunnen richten, enzovoort. Het is gewoon snel, intuïtief en levert veel nauwkeurigere en relevantere resultaten op dan een traditionele zoekopdracht in e-mail."

Dan Morgan - CIO, Bidfood

Dit alles betekende dat Bidfood in staat was om de ROI op Mimecast binnen ongeveer zes maanden te bereiken, wat een paar maanden eerder was dan de eigen prognose vóór de implementatie.

Samenvatting

Mimecast heeft Bidfood op een aantal fronten geholpen, met name door het beheer van en de toegang tot het omvangrijke archief te vergemakkelijken, de e-mailbeveiliging te verscherpen zodat schadelijke e-mails worden onderschept en aangepakt voordat ze in de inbox van de werknemers terechtkomen, en regelmatig inzicht te bieden in hoe de beveiligingsprestaties van het bedrijf ervoor staan.