Mimecast e-mailarchivering schaalt mee met groeiende Bay Club-activiteiten

Context

The Bay Club, een snel groeiend horecabedrijf in San Francisco, vertrouwt op de cloudarchiveringsoplossing van Mimecast, niet alleen als aanvulling op de Microsoft Office 365 e-mailomgeving, maar ook omdat Mimecast met de groei mee kan schalen.

Door een grootschalige overname verdubbelde de Bay Club in 2015 in omvang, met een sprong van 12 actieve lifestyleclubs naar 24, van de Bay Area tot Los Angeles en San Diego. De Bayaz Club heeft nu ongeveer 2.000 e-mailgebruikers. "Maar dat aantal kan in 2016 weer verdubbelen", zegt Mark Street, de IT-directeur van de Bay Club.

Twee jaar geleden migreerde de Bay Club van on-premises e-mail naar Office 365. Het bedrijf deed dit voor meer flexibiliteit, eenvoudiger beheer en de mogelijkheid om fysieke hardware te "deleveren".

Maar het belangrijkste was misschien wel dat het bedrijf een e-mailsysteem nodig had dat gemakkelijk met hen mee kon groeien.

Vanwege het potentieel van de Bay Club om nog sneller te groeien, hadden Street en zijn team clouddiensten nodig die schaalbaar waren. Dat leidde de Bay Club naar Office 365 en uiteindelijk naar Mimecast.

"We willen met grote sprongen kunnen uitbreiden, en om dat gemakkelijk te kunnen doen, maakte de overstap naar Office 365 deel uit van de strategie", aldus Street. "Onboarding was eenvoudig, net als het binnenhalen van andere systemen om eventuele bestaande gegevens te behouden."

The Bay Club identificeerde ongeveer 1.000 actieve e-mailgebruikers die baat zouden kunnen hebben bij een e-mailarchiveringsoplossing, en begon in 2014 met de evaluatie van een vervanging voor zijn bestaande on-premises e-mailarchiveringsoplossing. Die on-premises oplossing deed meer aan kopiëren dan aan archiveren, aldus Street, wat tot ernstige problemen kon leiden.

"We wilden geen scenario waarbij, als iemand via e-mail iets doet wat niet mag, hij het kan wissen en wij dat record verliezen als we het niet correct archiveren," zei Street.

Cloud archivering vergemakkelijken met Mimecast

Na een evaluatie was de oplossing die het best aan de criteria van de Bay Club voldeed de Enterprise Information Archiving-oplossing van Mimecast.

Street werd vooral aangetrokken door het cloudplatform van Mimecast, de naadloze integratie in Office 365, de gebruiksvriendelijke webinterface voor zowel configuratie als beheer, en de schaalbaarheid.

"De belangrijkste redenen waarom Mimecast goed voor ons was, waren de haken in Office 365, en het feit dat het een Software as a Service-gebaseerd product is", aldus Street. "Mimecast past bij onze strategische doelen om eenvoudig te kunnen uitbreiden met een minimale hoeveelheid administratie."

Street was in staat om de Mimecast e-mailarchiveringsoplossing in ongeveer een uur op te zetten. Met Mimecast kunnen beheerders gearchiveerde e-mailgegevens gemakkelijk doorzoeken. De Bay Club profiteert ook van het feit dat ze niet alle eieren in één mandje hoeft te leggen voor e-mailarchivering.

"Het is belangrijk dat onze e-mail niet binnen hetzelfde e-mailsysteem wordt gearchiveerd, want als er iets catastrofaals misgaat aan de kant van [Microsoft] en de archieven gaan verloren, hebben we niet veel verhaalsmogelijkheden," zei Street. "We verkleinen het risico door het te spreiden over meerdere providers.

Naarmate de Bay Club groeit, heeft het "veel zekerheid" dat het Mimecast-archief gemakkelijk zal integreren met Office 365 en dat alle aspecten van zijn e-mailbeheersysteem zullen samenwerken. "We wilden gewoon af van silo's," zei Street. "Die gesloten benadering van een systeem dat niet met een andere applicatie kan communiceren, is dood.

"Het is belangrijk dat onze e-mail niet binnen hetzelfde e-mailsysteem wordt gearchiveerd, want als er iets catastrofaals misgaat aan de kant van [Microsoft] en de archieven gaan verloren, hebben we niet veel verhaalsmogelijkheden. We verkleinen het risico door het te spreiden over meerdere providers."

Mark Street - Directeur informatietechnologie, The Bay Club