Mimecast helpt Au Bon Pain® Café Bakery e-mailarchivering en -ontsluiting te stroomlijnen en 100.000 dollar te besparen op replicatie-infrastructuur

Begin 2012, toen Abrams geconfronteerd werd met het einde van de levensduur van Postini®, Google's e-mail antispam/antivirus dienst waarop het bedrijf vertrouwde, begon het team van Au Bon Pain met de zoektocht naar een vervanger voor de 150 bedrijfsvestigingen.

Context

Au Bon Pain Café Bakery biedt klanten authentiek ambachtelijk brood, verse bakkerijproducten, koffie, sandwiches, soepen, salades en voorgerechten op meer dan 305 locaties in transportcentra, hotels, winkelcentra, kantoorgebouwen, ziekenhuizen en universiteiten in de hele VS, evenals in India en Thailand.

"Netto kostte Mimecast evenveel als Postini. En we hebben er archiverings-, bedrijfscontinuïteits- en e-discovery-functies bijgekregen. We hebben nu een oplossing die veel robuuster is, dus we krijgen veel meer voor dezelfde prijs."

Lori Abrams - VP van technische ondersteuning, Au Bon Pain® Café Bakkerij

Uitdaging

Met meer dan 305 locaties in de VS en over de hele wereld, is Au Bon Pain sterk afhankelijk van e-mail communicatie, met name naar en tussen haar cafés.

Vice President van Technical Support ServicesLori Abrams meldt zelfs dat e-mail de meest zichtbare en gebruikte toepassing van Au Bon Pain is, "We kunnen het bedrijf niet naar behoren runnen zonder".

Even belangrijk voor het mogelijk maken van e-mail zijn het archiveren en terugvinden van e-mail en e-mailbeveiliging. Omdat er geen eenvoudige manier was om e-mail terug te vinden, waren de gebruikers van Au Bon Pain terughoudend met het verwijderen van berichten, en de PST-bestanden waren enorm. Het maken van back-ups nam veel tijd in beslag, maar het grootste probleem voor het bedrijf was dat het vinden en herstellen van gegevens tijdrovend en zeer kostbaar was.

Begin 2012, toen Postini, de anti-spam en anti-virusservice van Google waarop het bedrijf vertrouwde, aan het einde van zijn leven kwam, begon Abrams' team bij Au Bon Pain met de zoektocht naar een vervanger voor de 150 bedrijfsvestigingen.

"We vertrouwden in de eerste plaats op Postini voor zijn AS/AV-mogelijkheden," merkt Abrams op. "Hoewel we in eerste instantie alleen op zoek gingen naar een AS/AV-vervanger, zagen we uiteindelijk een mogelijkheid om een oplossing te implementeren die ook archiverings- en retrieval-mogelijkheden kon bieden, dus hebben we onze zoektocht verbreed."

Oplossing

Au Bon Pain onderzocht een aantal verkopers, en merkte dat Mimecast steeds weer opdook in de online zoekopdrachten.

"De online reviews en commentaren over Mimecast waren allemaal zeer positief, dus we werden overgehaald om meer te weten te komen," zegt Abrams. "Mimecast reageerde zeer snel op onze vragen. Verrassend genoeg reageerden veel andere leveranciers helemaal niet, of ze namen deel aan inleidende gesprekken en verdwenen vervolgens."

Abrams merkt op dat Au Bon Pain met Mimecast ontdekte dat het kon profiteren van extra functies zonder zijn budget te verhogen.

"Netto kostte Mimecast evenveel als Postini," zegt Abrams. "En we hebben er archiverings-, bedrijfscontinuïteits- en e-discovery-functies bijgekregen. We hebben nu een oplossing die veel robuuster is, dus we krijgen veel meer voor dezelfde prijs."

De overgang van Au Bon Pain van Postini naar Mimecast verliep naadloos, meldt Abrams. "De Mimecast-implementatie duurde iets meer dan een week, van begin tot eind," zegt ze. "Het proces was uiterst georganiseerd en we hadden geen grote problemen."

Voordelen

Geautomatiseerde e-mailarchivering; vereenvoudigde ediscovery

Voor Abrams en het team van Au Bon Pain gaat effectief e-mailbeheer "over meer dan alleen een spammap; je moet kunnen archiveren en terughalen."

Vóór Mimecast archiveerde Au Bon Pain e-mail op tapes, wat omslachtig en duur was. "De tapes werden offsite opgeslagen, dus als we een verzoek kregen om een e-mail terug te halen, moesten we eerst de tapes naar ons kantoor halen", zegt Abrams. "Vervolgens moesten we de juiste tape vinden en iemand inhuren om elke e-mail te doorzoeken om te vinden wat we nodig hadden. Het gebeurde niet vaak, maar als we een e-mail moesten terughalen, kon dat weken duren en duizenden dollars kosten, tot wel 10.000 dollar per verzoek."

Met Mimecast is het terugvinden veel eenvoudiger. "Vandaag kunnen we bijna altijd in minder dan een uur vinden wat we nodig hebben," voegt ze eraan toe, "en zodra we de Mimecast Outlook plug-in implementeren, die we momenteel aan het testen zijn, kunnen we onze gebruikers leren om zelf te vinden wat ze nodig hebben, wat het IT-team nog meer tijd zal besparen."

Effectievere spamblokkering

Met de vorige AS/AV-oplossing van Au Bon Pain bleef het aantal spamberichten hoog en valse positieven waren soms een uitdaging. "Mimecast blokkeert zeker meer spam dan Postini deed, en onze gebruikers hebben de verbetering opgemerkt," merkt Abrams op."

In een gemiddelde maand bedraagt ons inkomende e-mailvolume meer dan 400.000 berichten, en Mimecast blokkeert ongeveer 75 procent daarvan als spam voordat ze ons netwerk zelfs maar binnenkomen. Ons IT-team vindt de oplossing geweldig, vooral de afname van het netwerkverkeer en de verbeterde netwerkprestaties."

Mimecast schoot onlangs te hulp toen een belangrijke e-mail die naar de directeur van Au Bon Pain was gestuurd, per ongeluk als spam werd bestempeld in plaats van uit quarantaine te worden gehaald. "Dankzij Mimecast konden we de e-mail snel terughalen, wat een grote winst voor ons was", zegt Abrams. "Met onze vorige oplossing was het vrijwel onmogelijk om een e-mail terug te halen als die eenmaal weg was."

Verbeterde efficiëntie van het IT-team

Voor het IT-team van Au Bon Pain hebben de tijdbesparingen als gevolg van een effectiever e-mailbeheer zeker bijgedragen aan een grotere efficiëntie, waardoor ze meer tijd hebben om zich te concentreren op taken die van cruciaal belang zijn voor het bedrijf, en Abrams verwacht nog meer efficiëntie zodra de Mimecast Outlook-plugin volledig is geïmplementeerd. "

Met Mimecast", zegt Abrams, "kunnen we het gewoon aanzetten en weglopen, in de wetenschap dat het zal presteren zoals verwacht".

Biedt naadloze bedrijfscontinuïteit

Abrams merkt op dat tot nu toe de e-mail onderbrekingen van Au Bon Pain kort zijn geweest, slechts een paar minuten, maar het bedrijf wil voorbereid zijn voor het geval dat.

Fase 2 van de Mimecast-implementatie van Au Bon Pain omvat de uitrol van mogelijkheden voor disaster recovery, en Abrams overweegt de mogelijkheid om naadloos failover toe te voegen aan Mimecast, ook naar smartphones met de Mimecast Mobile Access-oplossing.

"De nieuwe mogelijkheden voor disaster recovery geven ons op vele niveaus gemoedsrust. Ten eerste zorgt de mogelijkheid van failover in geval van een storing of andere problemen ervoor dat ons bedrijf en onze cafés volledig operationeel blijven, en ten tweede kunnen we met Mimecast ons e-mailsysteem eenvoudig repliceren, wat ons zonder Mimecast wel 100.000 dollar zou hebben gekost", besluit Abrams.

"Mimecast heeft onze verwachtingen in alle opzichten overtroffen!"