Waarom Corporate Legal meer aandringt op E-Discovery

Dringt uw bedrijfsjuridische afdeling aan op meer gebruik van e-discovery? Zo ja, dan bent u niet de enige. En zo niet - blijf dan opletten. Een strenger juridisch en regelgevend landschap, de dreigende COVID-gerelateerde rechtszaken en een krimpend budget voor advocaatkosten dwingen veel juridische afdelingen om meer te doen met minder.

Als reactie daarop kijkt de juridische afdeling van bedrijven naar e-discovery om de efficiëntie te verbeteren en de kosten te verlagen. Laten we eens kijken waarom.

Corporaties worden geconfronteerd met een moeilijker juridisch landschap

Zelfs voordat de COVID-pandemie uitbrak, zagen bedrijfsjuristen een verhoogd risico op juridische en regelgevende actie. Uit het Norton Rose Fulbright 2019 Litigation Trends Annual Survey [1] bleek dat:

• Meer dan de helft van de respondenten is van mening dat er sprake is van een grotere blootstelling aan problemen op het gebied van cyberbeveiliging en gegevensbescherming. Als redenen voor de toename worden onder meer strengere wetgeving, grotere creativiteit van cybercriminelen en een groeiende hoeveelheid te beschermen gegevens genoemd.
• Meer dan een derde is van mening dat de regelgevers vaker ingrijpen. De respondenten merkten op dat de aandacht van de regelgevers specifieker en directer is, dat ze in veel rechtsgebieden met verschillende voorschriften worden geconfronteerd en dat de regelgevers meer gegevens opvragen dan vroeger. De respondenten toonden zich ook bezorgd dat regelgevende maatregelen de reputatie van bedrijven kunnen schaden.
• Meer dan een derde verwacht ook met een groter aantal juridische geschillen te maken te krijgen; dat is meer dan het dubbele van het aantal dat dat drie jaar eerder verwachtte.

Het evoluerende regelgevingslandschap maakt de zaken ook moeilijker. Bijna twee derde (62%) van de respondenten in de enquête zegt dat zij nu een evenwicht moeten vinden tussen grensoverschrijdende discovery en de regels inzake gegevensbescherming die van rechtsgebied tot rechtsgebied verschillen.

En toen kwam COVID. Mike Quartararo, voorzitter van de Association of Certified E-Discovery Specialists, merkt op dat "het redelijk lijkt om te zeggen dat er een sudderende ketel van geschillen is", waarbij hij wijst op veiligheid op de werkplek (vooral nu mensen terugkeren naar kantoorruimtes), commercieel onroerend goed, en reizen en horeca als gebieden die "rijp lijken voor geschillen". [2]

Corporate data governance schiet tekort

Om het hoofd te kunnen bieden aan deze stijgende stroom van geschillen en compliance is effectieve informatiegovernance nodig, een ander belangrijk punt van zorg voor bedrijfsjuristen. Dit wordt weerspiegeld in een rapport van Osterman Research uit 2020, waarin wordt geconcludeerd dat goede informatiegovernance "een essentiële best practice is voor elke organisatie", ook al wordt erkend dat goede governance "in de loop van de tijd steeds moeilijker aan te pakken is". [3]

In het witboek van Osterman wordt gewezen op verschillende problemen die met een doeltreffende governance beter kunnen worden aangepakt:

• Het groeiende volume aan informatie, vaak "storage bloat" genoemd.
• Onzekerheid over welke gegevens moeten worden bewaard en welke moeten worden weggegooid . Slechts 25% van de door Osterman ondervraagde juridische beroepsbeoefenaren zegt precies te weten welke informatie zij moeten bewaren en voor hoe lang.
• Meer naleving van de regelgeving. Hoewel het bewaren van gegevens in sommige sectoren strenger is gereglementeerd dan in andere - luchtvaartmaatschappijen moeten bijvoorbeeld elke tarmacvertraging van meer dan drie uur gedurende twee jaar bijhouden - is dankzij nieuwe wetten zoals de California Consumer Privacy Act bijna elk bedrijf in elke sector nu tot op zekere hoogte gereglementeerd.
• Verloren productiviteit. Als gevolg van het bovenstaande komt Osterman tot de bevinding dat werknemers in een doorsneeweek gemiddeld 71 minuten besteden aan het zoeken naar informatie die is opgeslagen maar moeilijk terug te vinden is. Dat komt neer op meerdere dagen per persoon per jaar.

Ondanks deze problemen meldt Osterman dat één op de drie ondervraagde organisaties momenteel geen informatiebeheerprogramma heeft. Gezien de centrale rol die archivering speelt in elke governance-inspanning, is het waarschijnlijk geen toeval dat een vergelijkbaar aantal erkent dat hun huidige archiveringssysteem niet voldoet aan hun behoeften om gegevens te bewaren voor regelgevende doeleinden. En bijna de helft van de respondenten (47%) beschouwt hun huidige systeem niet als kosteneffectief.

De COVID-pandemie heeft intussen veel archiveringssystemen tot het breekpunt gedreven. Nu zoveel werknemers thuis werken, worden gegevens op veel meer plaatsen gegenereerd, op meer apparaten opgeslagen en met meer tools gedeeld dan ooit tevoren. Als gevolg hiervan zegt meer dan vier op de tien (41%) van de respondenten in het onderzoek dat hun organisatie niet langer alle gegevens kan archiveren en één op de tien archiveert helemaal geen gegevens. Osterman concludeert hieruit dat inadequate archivering de juridische en complianceproblemen in de toekomst "zeer waarschijnlijk" zal verergeren.

Bezuinigingen leggen extra druk op

In de nasleep van de pandemie zijn de inkomsten van veel bedrijven gedaald en bij andere in een vrije val terechtgekomen. Dit heeft geleid tot wijdverspreide bezuinigingen en bedrijfsjuristen zijn niet gespaard gebleven. Uit een recente enquête onder bedrijfsjuristen blijkt dat voor 57% van de respondenten de economische druk hun grootste zorg is.[4] zegt Colin McCarthy, die aan het hoofd staat van een gemeenschap van professionals op het gebied van juridische operaties: "We zien dat uiterst getalenteerde mensen in het juridische landschap worden ontslagen." [5]

Om de druk op hun juridische budget te verlichten, proberen veel juridische afdelingen van bedrijven ook hun gebruik van externe adviseurs te beperken. Uit een enquête van LegalBillReview.com en In The House blijkt dat 73% van de algemene raadgevers hun externe juridische kosten wil beperken.[6] Maar meer werk intern brengen is een uitdaging wanneer er minder advocaten in dienst zijn om het werk te doen ... tenzij, natuurlijk, een deel van dat werk kan worden geautomatiseerd.

e-Discovery kan de efficiëntie verbeteren en de kosten verlagen

Dit alles heeft geleid tot een hernieuwde belangstelling voor e-discovery en een streven naar een bredere toepassing ervan. Doeltreffend gebruikt biedt e-discovery in de huidige omgeving veel voordelen:

• Dramatische besparingen. Een e-discovery oplossing kan worden gebruikt om dubbele, verouderde of onbelangrijke gegevens op te sporen en te verwijderen. Dat vermindert niet alleen de hoeveelheid opgeslagen gegevens, maar geeft bedrijfsjuristen en hun zakelijke cliënten ook de vrijheid om zich te concentreren op de gegevens die er echt toe doen. De verbeterde efficiëntie kan de kosten voor juridische ontdekking met wel 43% verlagen.[7] En minder gegevens om te archiveren betekent ook minder uitgaven voor hosting, opslag en gegevensverwerking.
• Breed inzetbaar . Naast geschillen kan e-discovery ook worden gebruikt bij HR-onderzoeken om te reageren op verzoeken om informatie op basis van de Freedom of Information Act (FOIA) en om te zorgen dat de privacy van gegevens wordt nageleefd - allemaal zaken die hogere eisen stellen aan bedrijfsjuristen.
• Verbeterde data governance en minder risico's. Door efficiëntere archivering en consistente opslagregels wordt goede data governance een stuk eenvoudiger. En doordat er minder externe adviseurs nodig zijn, kunnen bedrijven dankzij e-discovery meer controle houden over hun gegevens. Dit vermindert op zijn beurt het risico op het gebied van beveiliging en compliance, want elke keer dat gegevens worden gedupliceerd en gedeeld, bestaat de kans op een inbreuk op de beveiliging of schending van de privacy.
• Beter samenwerking. E-discovery workflow tools en gedeelde dashboards maken een effectievere communicatie en een hogere productiviteit mogelijk.

De kern van de zaak

Een strenger juridisch en compliance-landschap, bezuinigingen op budgetten en onzekerheid uit het COVID-tijdperk dwingen bedrijfsjuridische afdelingen meer te doen met minder. Om hun kosten te verlagen en hun efficiëntie te verbeteren, proberen bedrijfsjuristen het gebruik van e-discovery en de brede waaier van toepassingen die het ondersteunt, uit te breiden.

[1] "2019 Litigation Trends Annual Survey," Norton Rose Fullbright

[2] "The State Of E-Discovery 2020," Norton Rose Fulbright

[3] "Archivering als sleutelelement van goed informatiebeheer," Osterman Research

[4] "2020 In-House Legal Benchmarking Report," Exterro

[5] "The State of E-Discovery 2020," Above The Law

[6] "Reducing Legal Spending: A Survey of In-House Attorneys," Legal Bill Review

[7] "Het aantonen van ROI voor In-House Legal Teams: Drie eenvoudige berekeningen," Logikcull