ROI-analyse: Stroomlijnen van E-discovery

De stortvloed aan digitale gegevens, de toenemende eisen op het gebied van regelgeving en de toename van rechtszaken op de werkvloer hebben e-discovery tot een van de snelst groeiende juridische kostenposten voor veel bedrijven gemaakt. Dit is een van de redenen waarom een nieuw rapport van Forrester Research zo overtuigend is. Het analistenbureau stelt vast dat juridische afdelingen van bedrijven 87% van hun e-discovery kosten kunnen elimineren door e-discovery software in te zetten.

Dit artikel maakt deel uit van een meerdelige blogreeks over de kosten en baten van vijf strategische keuzes rond cyberbeveiliging en data-archivering - van blokkeren en monitoren van schadelijke e-mails tot bescherming tegen brand spoofing, het controleren van risicovol gedrag van werknemers, retiring on-premises archieven en het stroomlijnen van e-discovery. De serie bevat bevindingen die zijn opgevraagd door Forrester ; het marktonderzoeksbureau heeft de antwoorden op interviews met klanten samengevoegd om de ROI van een samengestelde organisatie op deze kritieke gebieden te modelleren.

Kostengroei e-discovery versnelt

Zelfs voordat de COVID-pandemie uitbrak, hadden bedrijfsjuristen te kampen met een toenemende stroom van juridische en regelgevende maatregelen. Dit is gedocumenteerd in het Norton Rose Fulbright 2019 Litigation Trends Annual Survey, [1] waaruit bleek dat:

• Bij één op de drie bedrijven neemt het aantal juridische geschillen toe.
• Regelgevende instanties grijpen vaker in in bedrijfsaangelegenheden. Hun vragen zijn specifieker en directer geworden, en zij zoeken meer gegevens dan vroeger.
• De regelgeving waarmee ondernemingen worden geconfronteerd, verschilt steeds meer van rechtsgebied tot rechtsgebied, waardoor een nieuwe laag van onzekerheid wordt toegevoegd.
• Door de strengere wetgeving, de grotere vindingrijkheid van cybercriminelen en de groeiende hoeveelheid gegevens die moeten worden beschermd, zijn de meeste bedrijven aanzienlijk meer blootgesteld aan risico's op het gebied van cyberbeveiliging en gegevensbescherming.

Maar met de komst van COVID is de vloedgolf van e-discovery-eisen veranderd in een vloedgolf . Door de pandemie zijn veel werknemers van kantoor weggehaald en op externe locaties gaan werken, waardoor er steeds meer nieuwe gegevensbronnen zijn bijgekomen. Bronnen van potentieel relevant materiaal voor e-discovery omvatten nu e-mails, chats, bestanden, video's, telefoongesprekken, databases, websites en vrijwel alle elektronische communicatie.

Bovendien werken thuiswerkende werknemers niet langer uitsluitend met apparatuur van het bedrijf, maar ook met hun persoonlijke laptops en smartphones. Op het gebied van e-discovery maakt dit het verzamelen, bewaren en beoordelen van hun gegevens des te uitdagender. In het Forrester-rapport wordt opgemerkt dat het kan gaan om gigabytes aan gegevens en honderden uren werk om het relevante materiaal te vinden en te produceren.

Automatisering & Heroverweging van informatiebeheer doet E-discovery-kosten dalen

Maar software die e-discovery automatiseert kan, in combinatie met veranderingen in de bedrijfsprocessen die de manier waarop een organisatie informatie beheert heroverwegen, de kosten van e-discovery drastisch verlagen: .

Dat is de aantrekkingskracht van de e-discovery software van Mimecast, die het proces automatiseert en volgens Forrester de tijd die nodig is om een e-discovery verzoek af te handelen terugbrengt van weken - of zelfs maanden - naar een kwestie van dagen. "Mimecast stelt juridische teams en hun e-mail- en beveiligingsteams in staat om e-discovery in-house te doen op een gestroomlijnde en complete manier", aldus het rapport.

Om dit te staven, citeert het rapport een van de klanten die door Forrester-analisten is geïnterviewd: "[De oplossing] heeft me echt geld bespaard. Een paar jaar geleden heb ik maanden aan een zaak gewerkt door gigabytes aan e-mails op een harde schijf te zetten en die naar externe advocaten te sturen. Hetzelfde doen met de Mimecast-tools zou ons nu dagen kosten."

Uitleg over kostenbesparingen bij e-discovery

De analisten van Forrester concluderen dat als een bedrijf betrokken is bij ongeveer 65 rechtszaken per jaar, de Mimecast-oplossing het bedrijf meer dan 700.000 dollar aan e-discovery-kosten kan besparen over een periode van drie jaar. Dit is gebaseerd op het samengestelde bedrijf met 12.000 werknemers dat Forrester heeft gemodelleerd op basis van interviews met klanten van de analisten en de volgende aannames:

1. Elke e-discovery-inspanning vergt ongeveer 100 uur tijd van interne veiligheidsanalisten als de Mimecast-oplossing er niet was.
2. Dat de veiligheidsanalisten van het bedrijf elk een jaarlijkse compensatie en voordelen van in totaal 104.000 dollar ontvangen.

Op basis van de feedback die zij van klanten ontvingen, stelden de auteurs van het rapport vast dat wanneer de Mimecast e-discovery-oplossing wordt ingezet, de benodigde analistentijd per e-discovery-verzoek daalt tot gemiddeld acht uur, wat neerkomt op een besparing van 92 uur aan analisttijd per verzoek. Dit komt neer op een totale besparing van 852.150 dollar over drie jaar. Maar gecorrigeerd voor risico's, waaronder het aantal en de complexiteit van de rechtszaken en het loontarief voor de beveiligingsanalisten, concludeert Forrester dat het samengestelde bedrijf door te investeren in de software in feite 706.390 dollar zou besparen over een periode van drie jaar.

De kern van de zaak

De kosten van e-discovery rijzen bij veel bedrijven de pan uit, gezien het groeiende aantal rechtszaken, het toegenomen toezicht door de regelgevende instanties en de onzekerheden uit het COVID-tijdperk waarmee zij te maken hebben. Maar door het e-discovery proces te stroomlijnen, kan automatisering een effectieve manier zijn om deze kosten te verlagen. Toen de analisten van Forrester Research de financiële impact van Mimecasts e-discovery software bekeken, kwamen ze tot de conclusie dat een bedrijf met 12.000 werknemers 87% van de e-discovery kosten van de juridische afdeling kan elimineren door het aantal onderzoeksuren dat nodig is om een e-discovery verzoek in te vullen drastisch te verminderen.

[1] " 2019 Litigation Trends Annual Survey ," Norton Rose Fulbright