ROI-analyse: On-premises e-mailarchieven buiten gebruik stellen

Aangezien het rendement op investering (ROI) en de prestaties van cloudoplossingen beide blijven toenemen, wegen steeds meer bedrijven af of ze e-mail op locatie of in de cloud moeten archiveren.

Een e-mailarchief kan op vele manieren van cruciaal belang zijn voor een bedrijf: als een record van interacties met klanten, als bewijs tegen juridische uitdagingen, als bewijs van naleving van wet- en regelgeving of als een bron van gegevens die kunnen worden geanalyseerd voor risicobeheer of het sentiment van klanten. De waarde van archivering neemt toe naarmate bedrijven meer en meer gebruik maken van innovaties zoals kunstmatige intelligentie en tegelijkertijd archieven uitbreiden over een proliferatie van berichtendiensten en conferencing- en samenwerkingsplatforms.

Toch is de beslissing om e-mailarchieven naar de cloud te verplaatsen geen eenvoudige rekensom, vooral niet voor bedrijven in de gezondheidszorg, financiële dienstverlening en andere sterk gereguleerde sectoren. Maar ook hier rollen cloud service providers in hoog tempo nieuwe tools uit die compliance, monitoring en e-discovery in de cloud vergemakkelijken.

Welke overwegingen ook een rol spelen bij uw besluitvorming, ROI zal een belangrijke factor zijn, dus dit artikel richt zich op de kosten/batenverhouding van e-mailarchivering. Het is een vervolg op een ROI-blogreeks met onderzoek dat Mimecast heeft laten uitvoeren door Forrester over een reeks onderwerpen, waaronder het blokkeren en monitoren van schadelijke e-mails, bescherming tegen merkspoofing, het controleren van risicovol gedrag van werknemers en het stroomlijnen van e-discovery. Het marktonderzoeksbureau voegde de antwoorden van Mimecast-klanten samen om de ROI van een samengestelde kleine tot middelgrote organisatie op deze belangrijke gebieden te modelleren.

Bevindingen van Forrester over ROI van e-mailarchivering

Forrester meldde dat het stopzetten van on-premise e-mailarchivering en het verplaatsen ervan naar de cloud zijn samengestelde bedrijf bijna $ 1 miljoen bespaarde in drie jaar. Sommige bedrijven houden vast aan archiveringsoplossingen op locatie, zelfs nadat ze hun e-mail hebben verplaatst naar Microsoft 365, de meest voorkomende e-mailprovider voor kleine en middelgrote bedrijven, meldde het bedrijf. Maar deze aanpak kan aanzienlijke kosten met zich meebrengen op drie gebieden:

• Serverleasing- en onderhoudscontracten kosten doorgaans ongeveer 20 dollar per gebruiker per jaar.
• De licentiekosten voor e-mailarchiveringssoftware liggen in de orde van $8 per gebruiker per jaar.
• Personeel kan een volledig belast salaris van $85.000 per jaar betekenen.

Door het e-mailarchief op locatie te verplaatsen naar de cloud met Mimecast, bespaarde het samengestelde bedrijf van Forrester in drie jaar tijd 942.000 dollar.

De optie om gewoon over te stappen op de archiveringsoplossing van Microsoft 365 heeft zijn plussen en minnen, zo blijkt uit een apart rapport van van Gartner. Het biedt bijvoorbeeld een breed scala aan suite- en a la carte-aankoopalternatieven, maar de ondersteuning van gegevensbronnen buiten het Microsoft-ecosysteem werd ontoereikend bevonden.

Veel bedrijven vullen hun Microsoft 365-diensten aan met extra e-mailbeheerdiensten. Uit Mimecast's 2020 State of Email Security Report blijkt bijvoorbeeld dat 65% van de respondenten lagen van continuïteit en cyberresilience toevoegt.

Het maken van de kosten-batenanalyse

Forrester berekende een ROI van 225% over drie jaar voor de samengestelde organisatie voor de vijf diensten die in deze serie zijn onderzocht. Dat vertaalt zich in 3,9 miljoen dollar aan geaggregeerde voordelen tegenover 1,2 miljoen dollar voor de kosten van licenties, training van beveiligingsteams en een parttime systeembeheerder voor diensten om schadelijke e-mails te blokkeren en te bewaken, bescherming te bieden tegen merkspoofing, risicovol gedrag van medewerkers te controleren, on-premise archieven buiten gebruik te stellen en e-discovery te stroomlijnen. De analyse van Forrester biedt een aanpak die organisaties kunnen toepassen op hun eigen bedreigingen en reacties op het gebied van cyberbeveiliging.

Op weg naar cloud-archivering

In het algemeen omvatten de beraadslagingen over cloud- vs. on-premise- vs. hybride oplossingen een toenemend aantal opties, volgens aanbieders van IT-oplossingen. Het gaat onder meer om aanbieders van colocatiediensten en leveranciers van on-premise storage die cloud-achtige, op verbruik gebaseerde prijzen aanbieden. Over het geheel genomen lijken cloud-oplossingen de on-premises-oplossingen te overtreffen, verder gedreven door de noodzaak om werken op afstand als het nieuwe normaal in te passen.[i]

Nucleus Research, dat ROI-statistieken publiceert waarin cloud- en on-premise-oplossingen worden vergeleken, kwam tot de bevinding dat de ROI van de cloud in 2020 vier keer zo groot zal zijn als die van on-premises. De vergelijkende cloud-ROI is elk jaar groter geworden, van 1,7 keer groter in 2012.[ii] Genoemde voordelen zijn onder meer snelheid van implementatie, gemak van upgrades, grotere functionaliteit, gebruiksgemak, operationele kosten versus kapitaalkosten, flexibelere prijsstelling, lagere IT-ondersteuningskosten, lager energieverbruik en minder advieskosten.

Nucleus gaf ook aan dat gebruikers zich op hun gemak voelen bij cloudbeveiliging, en het Verizon Data Breach Investigations Report bevestigt dit. Bij ongeveer 24% van de inbreuken in het 2020-rapport waren cloud-activa betrokken, terwijl 70% on-premises activa betrof.[iii]

Gartner meldt dat aanbieders van e-maildiensten de archiveringsmogelijkheden voor essentiële bedrijfsfuncties, zoals naleving van regelgeving, corporate governance, e-discovery, business intelligence en beschikbaarheid en herstel van gegevens, blijven uitbreiden over meer diensten. "Alle organisaties moeten zich aanpassen om hun communicatiegegevens op een intelligente manier vast te leggen, te beheren en te bewaren", aldus Garth Landers, director of product marketing bij Mimecast.

De kern van de zaak

Het afschaffen van on-premise e-mailarchieven bleek een aanzienlijke ROI op te leveren in een recent Forrester-rapport dat lagere systeem-, software- en personeelskosten noemt. Deze bevinding komt op een moment dat innovaties in cloud-gebaseerde e-mailarchivering ook de tools uitbreiden die bedrijven kunnen gebruiken op een groeiend aantal communicatie- en samenwerkingsplatforms in de cloud om de naleving van regelgeving, risicobeheer en de bedrijfsvoering te verbeteren.

[i] "Cloudopslag Reseller of consument? Partners zien marktverschuiving," TechTarget

[ii] "The ROI of the Cloud," Forbes

[iii] "Data Breach Investigations Report 2020," Verizon