Inbox Zero: een route uitstippelen naar minder stress

Ik was geïntrigeerd toen ik zag dat iemand de vierde week van januari de "Clean Out Your Inbox Week" had genoemd. Dit was een initiatief om werknemers te helpen hun inbox onder controle te krijgen en de overbelasting met e-mail te verminderen. Steeds groter wordende inboxen zijn iets waar we allemaal mee te maken hebben, zowel op het werk als thuis, en veel mensen hebben moeite om hun inbox effectief te beheren... vaak genoemd als een belangrijke oorzaak van stress op het werk.

Vanuit ons oogpunt is dit niet alleen een probleem voor particulieren, maar ook voor bedrijven en hun IT-afdelingen. Naarmate e-mailinboxen groter worden en de kosten van gegevensopslag stijgen, worden steeds meer managementresources opgeslokt door het beheer van deze groeiende e-mailinfrastructuur en de bijbehorende massa ongestructureerde gegevens.

Maar gelukkig zijn er oplossingen voor deze problemen.

Zelfs de meest verstokte hamsteraar van e-mails kan worden geholpen. Ten eerste kunt u, als uw organisatie een cloud e-mailbeveiligingsservice zoals Mimecast gebruikt, de hoeveelheid spam die inboxen verstopt en kostbare gegevensopslag op het netwerk verstopt, aanzienlijk verminderen. Het overgrote deel van de e-mail die uw netwerk bereikt, is ongewenste spam (schattingen lopen uiteen van meer dan 70%) en onze service voorkomt dat deze zelfs maar uw organisatie bereikt. Als u dit niet doet, verspilt u met het controleren en filteren van deze e-mail onnodig waardevolle IT-tijd en -middelen.

Als je er zeker van bent dat wat er in je inbox zit 'echt' is, is de volgende stop het effectief archiveren en bewaren. Het probleem is dat voor veel mensen het opslaan van hun e-mails in een archief een zorg is - ze sturen de e-mail en de bijlagen naar een stoffig, nooit meer te zien archief buiten hun controle. Als ze daar eenmaal zijn, is het gewoon te moeilijk om ze terug te halen - dus blijven deze e-mails wegkwijnen in de inbox en kraken ze op het netwerk van de onderneming, voor het geval ze nodig zijn.

Met een cloud-archiefdienst zoals die van Mimecast helpen wij u dat probleem te omzeilen. Het archief is bodemloos en bevindt zich veilig in de cloud, buiten het bedrijfsnetwerk. IT-managers kunnen dus hun opslaglast verminderen. Voor de gebruiker is het archief interactief - hij kan al zijn gearchiveerde e-mails doorzoeken, openen en opnieuw gebruiken, voor altijd in de veilige wetenschap dat het veilig en voor onbepaalde tijd wordt opgeslagen als hij dat wil. Als we IT-managers en hun gebruikers dit laten zien, zien we een grote verschuiving in de houding ten opzichte van het archief. De bezorgdheid over het proactief gebruik ervan om de druk op hun inbox te helpen beheren, verdwijnt. Als dit archief vervolgens wordt gekoppeld aan productiviteitstools voor eindgebruikers, zoals onze mobiele apps, kan het archief van onschatbare waarde worden - beschikbaar voor gebruikers waar en wanneer ze maar willen, op het apparaat van hun keuze.

Dus je kunt het beste van twee werelden hebben. Een zero mail inbox en gemakkelijke, doorzoekbare toegang tot elke mail die je ooit hebt ontvangen of verzonden als dat is wat je wilt of nodig hebt. Dit zal goed nieuws zijn voor die e-mailers die zich voor het nieuwe jaar hebben voorgenomen om eindelijk van de lijst met stouterds van hun IT-manager af te komen.