Hoe gebruikers helpen spam-e-mails in Gmail te blokkeren

Spam, de ongevraagde en ongewenste e-mail junk die de inboxen van gebruikers vult, kan veel erger zijn dan alleen maar een overlast. Ja, spam is vaak niet meer dan ongevraagde advertenties van legitieme bedrijven, maar sommige van deze e-mailberichten zijn afkomstig van onwettige afzenders, bevatten verkeerde informatie en/of zijn geïnfecteerd met malware. Hoewel berichtenplatforms voor bedrijven, zoals Google Workspace's Gmail, ingebouwde beveiliging hebben, blijkt uit onderzoek van Mimecast dat 11% van de e-mailberichten die Gmail doorlaat aan gebruikers spam, malware of schadelijke bijlagen bevat, of zich voordoet als de merken die ze zogenaamd hebben verzonden. Nu e-mail steeds belangrijker wordt voor zakelijke communicatie, blijft spam een toenemende bedreiging voor organisaties van elke omvang.

Beveiligingsprofessionals onderkennen de dreiging: Volgens het SOES-rapport ( State of Email Security 2021 ) van Mimecast zegt 81% van de ondervraagden wereldwijd dat de hoeveelheid e-mail in hun organisatie het afgelopen jaar is toegenomen (omdat de pandemie meer werken op afstand heeft gestimuleerd). En 70% achtte het waarschijnlijk (39%), zeer waarschijnlijk (26%) of zelfs onvermijdelijk (5%) dat een e-mailaanval hun bedrijf ergens dit jaar schade zou berokkenen.

Een deel van de uitdaging ligt bij de berichtenplatforms zelf. Of, beter gezegd, het feit dat bedrijven over de hele wereld hun e-mailsystemen in hoog tempo consolideren op een klein aantal berichtenplatforms - voornamelijk Microsoft 365 en Google Workspace. Dat geeft hackers dikke mikpunten om zich op te concentreren, dus er is weinig kans dat de ingebouwde beveiligingsfuncties van de platforms de spamplaag kunnen tegenhouden.

Hoe IT-beveiligingsteams spam in Gmail kunnen stoppen

Beveiligingsprofessionals wier organisaties Gmail gebruiken, kunnen de risico's van spam op drie belangrijke manieren beperken:

1. Installeer een speciale beveiligde e-mail gateway (SEG), waarvan is aangetoond dat deze effectiever is in het blokkeren van spam dan de ingebouwde beveiliging van Gmail.
2. Implementeer een cloudgebaseerd e-mailbeveiligingssupplement (CESS), waarvan een gedetailleerde bespreking hier beschikbaar is.
3. Gebruikers voorlichten over e-mailinstellingen om hen te helpen zelf spam-e-mails in Gmail te blokkeren.

Bij de eerste twee opties beoordelen IT-beveiligingsteams e-mailbeveiligingssystemen en zetten deze vervolgens bedrijfsbreed op. Maar daarnaast is het belangrijk om werknemers te helpen zo goed mogelijk gebruik te maken van de tools die Gmail biedt om spam te blokkeren.

Manieren om spam e-mails te blokkeren op Gmail

Net als veel andere e-maildiensten gebruikt Gmail algoritmes om spamberichten uit de inbox van gebruikers naar een spammap te verplaatsen. Het komt echter vaak voor dat spamberichten toch in de inbox terechtkomen. Als dit gebeurt, moeten gebruikers de berichten niet verwijderen, maar rapporteren als spam, de afzender blokkeren of zich afmelden voor het bericht.

Als u zich afmeldt voor massa-e-mails, zoals promoties of nieuwsbrieven, worden deze e-mails niet meer weergegeven in de inbox van gebruikers. Als u een spambericht meldt, wordt het bericht verplaatst van de inbox van de gebruiker naar de map met ongewenste e-mail en wordt ook een kopie van het bericht naar Google gestuurd om te analyseren, zodat andere gebruikers worden beschermd tegen spam en misbruik. Door de afzender van een spambericht te blokkeren, wordt het bericht ook naar de spammap van de gebruiker gestuurd.

Stap-voor-stap handleiding om ongewenste emails in Gmail te stoppen

Hieronder volgen de stappen die gebruikers moeten uitvoeren om elk van de drie aanbevolen acties uit te voeren.

Rapporteer spam:

• Via webbrowser, vink het vakje links van het bericht aan of open het bericht.
• Klik bovenaan de pagina op "Spam melden" (zie het pictogram dat eruitziet als een stopteken met een uitroepteken erin).
• Als u spam wilt melden via de Gmail-app, tikt u op de initialen voor het bericht. Tik op het menupictogram en kies "Spam melden."

Blokkeer de afzender:

• Open via de webbrowser het bericht en klik op "Meer" - het pictogram met drie stippen rechtsboven.
• Klik op "Blokkeer [Afzender]".
• Als u de afzender wilt blokkeren met de Gmail-app, opent u het bericht. Tik rechtsboven in het bericht op "Meer" en vervolgens op "Blokkeer [afzender]".

Uitschrijven:

• Open via de webbrowser het bericht. Klik naast de naam van de afzender op "Uitschrijven" of "Voorkeuren wijzigen".
• Als deze opties niet voor u beschikbaar zijn, volg dan de stappen om de afzender te blokkeren of het bericht als spam te markeren.
• Als u zich wilt afmelden voor massa-e-mails via de Gmail-app, opent u het bericht. Tik onderaan het bericht op "Uitschrijven" of "Voorkeuren wijzigen". Als dit geen opties zijn, volg dan de stappen om de afzender te blokkeren of het bericht als spam te markeren.

Soorten waarschuwingsetiketten voor spam-mails

Wanneer Gmail verdachte e-mailberichten herkent en als spam markeert, wordt bovenaan een label toegevoegd waarin wordt uitgelegd waarom. Hier zijn verschillende van deze labels, en wat ze betekenen:

• Gespooft e-mailadres: Dit betekent dat het e-mailadres sterk lijkt op dat van een bekende afzender - het e-mailadres kan bijvoorbeeld de letter "O" hebben vervangen door het cijfer "0". Als gebruikers een vervalst e-mailadres opmerken dat niet is gemarkeerd met een waarschuwing, moeten ze dit als spam melden.
• Phishing-zwendel: Deze e-mail kan een truc zijn om gebruikers ervan te overtuigen persoonlijke informatie te delen, zoals creditcardnummers, wachtwoorden of andere persoonlijk identificeerbare informatie, die kan worden gebruikt om de veiligheid of privacy van de account in gevaar te brengen. Gebruikers die deze waarschuwing in een e-mailbericht zien, moeten er niet op antwoorden en geen koppelingen openen.
• Bericht van onbevestigde afzender: Dit label betekent dat Gmail niet kan bevestigen dat de e-mail daadwerkelijk is verzonden door de afzender die de e-mail lijkt te hebben verzonden. Als een gebruiker er zeker van is dat het bericht van een betrouwbare afzender komt, kan hij bovenaan op "Geen spam" klikken of tikken. Zo niet, behandel het dan als gevaarlijk.
• Door de beheerder ingesteld beleid: Er is een beperkt aantal specifieke beleidsregels die IT-beheerders kunnen instellen om bepaalde e-mails als spam te markeren.
• U probeerde zich af te melden bij deze afzender: Als een afzender een gebruiker een bericht stuurt nadat hij zich heeft afgemeld voor de e-mails van de afzender, gaan de berichten van die afzender rechtstreeks naar spam. Als de gebruiker niet wil dat de e-mails naar spam worden gestuurd, kan hij de e-mail als spam markeren.
• Inhoud van bericht is leeg: Spammers sturen vaak berichten zonder inhoud in de body of het onderwerp om te controleren of een e-mailadres geldig is voordat ze die adressen later spammen. Deze berichten worden naar spam gestuurd.
• Berichten die u naar spam hebt gestuurd: Wanneer een gebruiker een bericht als spam markeert, wordt het van zijn inbox naar zijn spammap verplaatst. Berichten van dezelfde afzender hebben meer kans om in de toekomst naar spam te worden gestuurd. Als de gebruiker niet langer wil dat de e-mail in de spammap terechtkomt, kan hij de markering van de e-mail als spam ongedaan maken.

Andere manieren om Gmail te beschermen tegen spam e-mails

Andere stappen die spam-berichten in Gmail kunnen verminderen of voorkomen, zijn onder meer:

• Stop phishing-e-mails. Sommige e-mails lijken te zijn verzonden vanaf sites die mensen al gebruiken, en vragen om informatie zoals nummers van de sociale zekerheid of bankrekening, meisjesnaam van de moeder of verjaardag. Als u phishing-e-mails wilt melden, opent u het bericht via een webbrowser, klikt u op "Meer" en vervolgens op "Phishing melden".
• Schakel spoofing- en verificatiebeveiliging in. Deze instelling voor Google-administrators beschermt tegen inkomende berichten van domeinen die visueel lijken op de domeinen van het bedrijf en de namen van werknemers. U vindt deze instelling door u aan te melden bij uw Google Admin-console en vervolgens te navigeren naar Apps > Google Workspace > Gmail > Veiligheid. Scroll naar "Spoofing en verificatie" en selecteer vervolgens de instellingen en acties die u wilt toepassen op inkomende e-mails.
• Wees voorzichtig bij het delen van uw e-mailadres. Het is voor bots en spammers gemakkelijk om e-mailadressen te vangen op openbare forums en sociale mediasites. Gebruikers moeten goed nadenken over waar en met wie ze hun e-mailadres willen delen om de kans te verkleinen dat bots het adres onderscheppen en het account spammen.

De kern van de zaak

Spam komt tegenwoordig maar al te vaak voor, maar dat betekent niet dat de medewerkers van een organisatie geen stappen kunnen ondernemen om zichzelf en hun Gmail-accounts te beschermen. Door de hele organisatie te informeren over de ingebouwde spamtools van Gmail - van het rapporteren van verdachte berichten en afzenders tot het afmelden voor massamails - kunnen IT-beveiligingsteams de veiligheid en privacy van de informatie en communicatie van hun organisatie beter beschermen.