Financiële diensten: Een schoolvoorbeeld voor E-Discovery

Op het gebied van geschillen en regelgeving wordt de financiële sector geconfronteerd met een breed scala aan uitdagingen die uniek zijn voor de sector. Banken alleen al spenderen vaak tot vijf procent van hun inkomsten aan compliance, waarbij één op de vijf aangeeft dat dit hun grootste zorg is. [1]

Het vaststellen van juridische stukken is vaak het duurste en meest tijdrovende onderdeel van het proces, waarbij de explosieve toename van e-mail, teksten en andere elektronisch opgeslagen informatie de last voor de sector aanzienlijk verzwaart. Dit maakt de sector rijp voor e-discovery oplossingen, die de beoordeling van documenten kunnen automatiseren en stroomlijnen.

Ontdekkingsuitdagingen in overvloed

De ontdekkingsverplichtingen waarmee financiële dienstverleners nu al te maken hebben, worden alleen maar zwaarder:

• Elektronisch opgeslagen informatie verspreidt zich in een ongekend tempo. UBS is hiervan een sprekend voorbeeld. De in Zwitserland gevestigde multinationale bank moet alle communicatie met haar miljoenen cliënten bijhouden, met inbegrip van de opname van honderdduizenden uren telefoongesprekken per dag. De toezichthouders eisen dat de onderneming sommige van die gesprekken wel 20 jaar bewaart, waardoor ze deel uitmaken van elke eis tot discovery.[2]
• Opsporing kan op gespannen voet staan met privacy. Het proces van het opslaan en produceren van vereiste gegevens kan in strijd zijn met verschillende privacywetten voor consumenten. De situatie kan nog verder worden vertroebeld wanneer een bedrijf grensoverschrijdend opereert. In de VS bijvoorbeeld schrijft Californië strengere privacybeschermingen voor (dankzij de California Consumer Privacy Act) dan andere staten. Voor de financiële dienstensector maakt dit het bewaren en opvragen van gegevens nog ingewikkelder.
• Aangepaste toepassingen voegen extra complexiteit toe. Nogmaals, de situatie bij UBS is veelzeggend. De onderneming meldt dat voor een doorsnee discovery-project gegevens van meer dan 10 verschillende chatplatforms nodig kunnen zijn, waarbij het gaat om online gesprekken die zich over een periode van verschillende jaren hebben voortgezet. En dit is nog maar één voorbeeld. Financiële dienstverleners gebruiken duizenden op maat gemaakte apps die gebruik maken van zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevens - en al deze apps kunnen worden onderworpen aan discovery-eisen.
• Goede mensen zijn moeilijk te vinden. Het beheren en ontginnen van gegevens vereist een aanzienlijke deskundigheid. De dataminer moet niet alleen vertrouwd zijn met de vereiste technologie en het regelgevingslandschap van de instelling, maar moet ook een goed inzicht hebben in de manier waarop de onderneming werkt. Dit is geen alledaagse vaardigheid.

Een overvloed aan juridische bedreigingen

Dit alles zou misschien niet zo veel uitmaken, als het juridische landschap voor de financiële dienstensector niet zo verraderlijk was. Maar dat is het wel. Naast agressieve toezichthouders worden financiële dienstverleners routinematig geconfronteerd met rechtszaken van hun klanten, investeerders en concurrenten - en andere belanghebbenden.

Routinematige juridische kwesties waarmee de industrie te maken krijgt, zijn onder meer:

• Aansprakelijkheid kredietverstrekker
• Schending van fiduciaire plicht
• Schending van het contract
• Frauduleuze overmakingen
• Geschillen over verbeurdverklaring

Een klassiek geval voor E-Discovery: Het redden van

Dat brengt ons bij e-discovery - het proces van het zoeken, beveiligen en doorzoeken van digitale gegevens, zodat deze als bewijs kunnen worden gebruikt in een rechtszaak. Dergelijke inspanningen richten zich meestal op e-mail, maar kunnen ook teksten, documenten, afbeeldingen, spreadsheets, databases, audiobestanden, agenda's, websites, computerprogramma's en zelfs malware omvatten.

Door gebruik te maken van technologieën als machine learning, voorspellende codering en analytische software, vermindert e-discovery de hoeveelheid gegevens die advocaten moeten doornemen. Dit gebeurt door irrelevant materiaal te verwijderen en de documenten en gegevensbestanden te markeren die hoogstwaarschijnlijk relevante informatie bevatten. Aangezien 70% van de kosten van discovery bestaat uit het controleren van documenten en de kosten per zaak vaak meer dan 1 miljoen dollar bedragen, kan het vervangen van handmatige door e-discovery de juridische kosten van een bedrijf drastisch verlagen. [3]

Gezien de omvang van de geschillen waarop financiële dienstverleners voorbereid moeten zijn, is de sector bij uitstek geschikt om de vele voordelen van e-discovery te benutten. De belangrijkste daarvan zijn:

• De technologie blijft leren. Technologie die relevante gegevens kan lokaliseren die verborgen liggen onder een berg minder relevant materiaal, heeft een duidelijke meerwaarde. Beter nog, naarmate een onderzoek vordert, zal de voorspellende codering van een e-discovery-oplossing blijven leren welke informatie het meest relevant is voor de zaak en de zoekopdracht dienovereenkomstig aanpassen.
• Patroonherkenning kan redigeren automatiseren. Zoals gezegd, moeten financiële dienstverleners de privacy van de consument beschermen tijdens het zoekproces. Door patronen te herkennen, kunnen e-discovery oplossingen sofinummers, rekeningnummers, adressen en andere gevoelige informatie herkennen. Deze gegevens kunnen vervolgens worden gemarkeerd voor handmatige redactie of automatisch worden geredigeerd.
• Flexibiliteit maakt schaalbaarheid mogelijk. Hoe ijverig mensen ook zijn, ze kunnen maar een beperkte hoeveelheid gegevens bekijken. Maar digitale oplossingen kunnen worden geschaald om zelfs de grootste discovery-projecten aan te kunnen - hoewel niet alle e-discovery software even goed is in het schalen.
• E-discovery kan worden geïntegreerd met andere systemen. Bepaalde e-discovery oplossingen kunnen worden geïntegreerd met andere content management tools (denk aan documentopslag). Dit maakt het mogelijk om grote hoeveelheden gegevens te indexeren, te doorzoeken en te verzamelen waar ze zich bevinden, in plaats van ze eerst te moeten exporteren - een tijdrovende taak.
• E-discovery tools kunnen in de hele onderneming zoekacties uitvoeren. De financiële dienstverlening is wereldwijd een van de sterkst gereguleerde sectoren. Door de gegevens van een multinational te doorzoeken in alle bedrijfsonderdelen en regio's, kan e-discovery instellingen helpen om in alle regio's aan de regelgeving te voldoen.
• E-discovery kan rechtszaken voorkomen. E-discovery is niet alleen een defensief wapen. Een e-discovery oplossing kan ook proactief worden ingezet om non-compliance te signaleren of bewaarregels op documenten toe te passen. Dit zorgt ervoor dat vereiste gegevens veilig worden opgeslagen, terwijl onnodige gegevens - of gegevens die überhaupt niet bewaard zouden moeten worden - worden weggegooid.

Een ander belangrijk voordeel voor financiële bedrijven is dat digitale gegevens, in tegenstelling tot papieren documenten, extra informatie bevatten, zoals tijd- en datumstempels en markeringen voor auteur en ontvanger. In rechtszaken kan dit soort bewijsmateriaal van onschatbare waarde zijn.

De kern van de zaak

Het juridische discovery-proces is zowel tijdrovend als kostbaar, maar verschillende factoren maken het bijzonder lastig voor de financiële-dienstensector. Door het proces te automatiseren en te stroomlijnen met behulp van e-discovery kunnen de bedrijven in deze sector de tijd, de kosten en de risico's die ermee gepaard gaan, aanzienlijk beperken.

[1] " Global Regulatory Outlook 2020 ," Duff & Phelps

[2] " eDiscovery: Best Practices in Global Financial Services Organizations ," Ethical Boardroom

[3] " eDiscovery Opportunity Costs: Wat is de meest efficiënte aanpak? ," Logikcull