Back-up van gegevens vs. archivering: Wat is het verschil?

We hebben allemaal de verbijsterende cijfers gehoord over de hoeveelheid gegevens die elk jaar wereldwijd wordt opgeslagen: Tegen 2024 zullen we 8,9 zettabytes aan gegevens hebben opgeslagen, volgens marktonderzoekers van International Data Corp.[1] Dat is 89 gevolgd door 21 nullen. Dat zijn een heleboel gegevens om te back-uppen.

Nu het datavolume elk jaar met meer dan 20% toeneemt, wordt het maken van back-ups een steeds belangrijkere functie. Het maakt deel uit van elk rampenherstelplan en helpt de bedrijfscontinuïteit te handhaven in verschillende scenario's - van gebruikers die per ongeluk bestanden verwijderen tot boeven die gegevens gijzelen voor losgeld.

Maar het back-uppen van gegevens is slechts een deel van het verhaal. Gegevens moeten ook worden opgeslagen op een manier die ze toegankelijk maakt. Organisaties moeten dus ook digitale bestanden archiveren om te kunnen voldoen aan informatieverzoeken in verband met regelgeving, rechtszaken en corporate governance. Er is ook steeds meer belangstelling voor om business intelligence te extraheren door data-analyses uit te voeren op archieven van e-mail en andere gegevens.

"Het is geen binaire of/of-situatie. Organisaties hebben echt zowel back-up als archivering nodig", zegt Garth Landers, directeur productmarketing van Mimecast, archivering. "Deze gegevens zullen niet alleen worden gebruikt voor back-up en herstel of archivering/governance, maar om bedrijven echt te laten presteren."

Het verschil tussen back-up en archivering

Gegevensback-up moet niet worden verward met gegevensarchivering, en een nuttige metafoor is het verschil tussen een fotokopieermachine en een kluis.

Een back-up maakt een kopie van de gegevens van uw organisatie en slaat deze veilig op, zodat ze kunnen worden hersteld wanneer bestanden verloren gaan of beschadigd raken, zoals bij een ransomware-aanval of een natuurramp. Een back-up slaat de gegevens slechts tijdelijk op als een passieve gegevensopslag - een statische kopie van gegevens op een specifiek tijdstip. Wanneer het wordt gebruikt, worden uw gegevens teruggezet naar dat moment.

Een archief, ter vergelijking, is een actief opslagsysteem met meerdere gebruiksmogelijkheden. Het kan informatie organiseren, doorzoeken en terugvinden die een organisatie moet bewaren, maar niet regelmatig hoeft te gebruiken.

Op een basisniveau kunnen gegevens in een archief worden opgeslagen en van het hoofdnetwerk worden verwijderd om veiligheidsredenen (om intellectuele eigendom veilig te stellen) of om opslagruimte te besparen (omdat videobestanden veel ruimte in beslag nemen).

Maar archivering is veel meer dan dat. "Archivering is typisch de gezaghebbende, onveranderlijke, onveranderlijke kopie van data die de definitieve versie van de waarheid vertegenwoordigt, en het zal worden gebruikt voor een andere set van zakelijke doeleinden," zegt Landers. "Archivering zal een veel rijkere, diepere en vollere set van indexeringsmogelijkheden hebben waarmee je heel granulair en heel precies kunt worden, zodat je die spreekwoordelijke naald in de hooiberg kunt vinden wanneer je reageert op een audit of een juridisch verzoek."

De mogelijkheid om die ene versie van de waarheid te creëren en op te slaan voor toekomstig gebruik maakt van archivering een krachtig hulpmiddel. Zodra dat bedrijfsrecord is gecreëerd, kan het bedrijf het beleid voor het bewaren en verwijderen van documenten afdwingen met behulp van automatiseringstools.

"Om een mens dat elke dag te laten doen en naar hun checklist te laten kijken, zou onmogelijk zijn, als je het hebt over terabytes aan data," zei Landers. "Automatisering is absoluut essentieel om dit op schaal te kunnen doen."

E-mailarchivering en e-Discovery

Wanneer een rechtszaak wordt aangespannen, discovery houdt tegenwoordig vaak in dat advocaten om kopieën van e-mails vragen. Het feit dat individuen alleen al dit jaar naar verwachting 319,6 miljard e-mails zullen verzenden en ontvangen,[2] en dat de meesten van ons niet geweldig zijn in het opruimen van onze inboxen, onderstreept alleen maar de noodzaak van e-mailarchivering om juridische uitdagingen aan te pakken.

Een archief kan zoeken naar alle e-mails over een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld een product in een aansprakelijkheidszaak) of communicatie tussen twee bepaalde werknemers (in een discriminatiezaak). Een archiveringssysteem kan die opzoeking veel eenvoudiger en kosteneffectiever maken, door te automatiseren wat anders dagen- of wekenjacht zou vergen door een medewerker die honderden euro's per factureerbaar uur rekent.

Archivering en regulering van e-mail

Regelgeving zoals de Europese General Data Protection Regulation (GDPR) en de California Consumer Privacy Act (CCPA) hebben de lat voor het archiveren van gegevens ook hoger gelegd. De GDPR heeft regels vastgesteld voor het opslaan en verwijderen van persoonsgegevens - het "recht om online te worden vergeten" - en de CCPA heeft de strengste vereisten voor dataretentie en -verwijdering in de VS vastgesteld. Beide regelgevingen ondersteunen de handhaving met aanzienlijke boetes voor organisaties die niet binnen de gestelde termijnen reageren op verzoeken om gegevens op te vragen en te verwijderen.

Archivering, gecombineerd met mogelijkheden voor indexering, classificatie en retentiebeheer, helpt bij het afweren van hoge boetes en reputatieschade als gevolg van het niet voldoen aan privacyregelgeving. Net als bij e-discovery en ondersteuning bij geschillen, maakt een geïndexeerd archief korte metten met het volume van de gegevens, dat in het geval van regelgeving potentieel veel groter is.

"Privacywetten zoals de CCPA leggen, net als de zeer beroemde GDPR daarvoor, de nadruk op het duidelijk maken: waarom sla je deze gegevens over deze persoon op? Wat is de zakelijke reden en beweegreden?", aldus Landers. "Je moet de mogelijkheid hebben om ze systematisch te verwijderen, volgens het beleid. Archivering biedt echt die mogelijkheid, samen met krachtige indexering en zoekfuncties."

Kosten besparen door gegevens te archiveren

Organisaties proberen niet alleen boetes te vermijden die voortvloeien uit de steeds strenger wordende wettelijke voorschriften, of schikkingen in rechtszaken tot een minimum te beperken, maar proberen ook steeds de toenemende kosten van compliance en e-discovery binnen de perken te houden. Bedrijven lopen ook kosten op en besteden veel tijd aan het opsporen van activiteiten die hun eigen corporate governance veronachtzamen.

In het algemeen lopen de budgetkosten sterk uiteen, en personeel en diensten van derden kunnen aardig oplopen. Door te investeren in back-up- en archiveringssystemen kan een organisatie deze variabele kosten verlagen en de vaste kosten verlagen. In een enquête op ( ) onder Mimecast-klanten zei 61% dat hun archiveringsoplossingen zichzelf binnen 18 maanden hadden terugverdiend, en 81% vond dat de productiviteit van hun personeel met wel 50% was verbeterd.

"Organisaties moeten investeren in back-up- en archiveringssystemen die hen echt in staat stellen zich op hun dagtaak te concentreren en productief te zijn," aldus Landers. Back-up- en archiveringsoplossingen zullen eenvoudig te beheren moeten zijn en gemakkelijk beschikbaar op mobiele apparaten om het gebruik te stimuleren. "Is dit iets dat intuïtief zal zijn, niet veel training vereist en me in staat stelt om productief te zijn in mijn dagelijks leven? Dat is iets wat echt belangrijk is."

De kern van de zaak

Het verschil tussen gegevensback-up en -archivering wordt steeds duidelijker en belangrijker. Bedrijven hebben beide nodig: Back-up om data assets te beschermen, en archivering om compliance te stroomlijnen, e-discovery kosten te verlagen en over te gaan op het uitvoeren van geavanceerde analyses op hun gearchiveerde e-mails en andere data.

[1] "IDC's Global StorageSphere Forecast Shows Continued Strong Growth in the World's Installed Base of Storage Capacity," International Data Corp.

[2] "Aantal e-mails per dag wereldwijd 2017-2025," Statista