Cloud-samenwerkingstools tonen leiderschap in bedrijfscontinuïteit

Toen de westerse wereld de afgelopen dagen begon met de snelle, COVID-19 -geïnduceerde overgang naar werken op afstand, waren deskundigen op het gebied van bedrijfscontinuïteit niet geschokt toen plotseling onder druk staande cloud-samenwerkingssystemen het begonnen te begeven. Wat misschien wel verrassend is, is hoe snel de meeste terugkwamen, en hoe veerkrachtig ze lijken te zijn - tot nu toe.

We kunnen alleen maar hopen dat de bedrijfscontinuïteitsplannen van kleine, middelgrote en grote bedrijven hun organisaties helpen een soortgelijke veerkracht te bereiken in de moeilijke tijden die voor ons liggen.

De vergaderoplossing Microsoft Teams had bijvoorbeeld aanvankelijk problemen met de bedrijfscontinuïteit, met name in Europa [1] , een realiteit die blijkt uit de ervaring van een Europees communicatiebedrijf dat zijn voltallige personeel naar oplossingen van Microsoft Office 365, Teams en OneDrive heeft verplaatst.

Volgens een senior executive in de Europese communicatie-industrie: "Op onze eerste dag met het hele team van 200+ dat op afstand werkte, faalde (Microsoft) Teams op vele fronten en herhaaldelijk, inclusief toegang tot documenten en samenwerking, videogesprekken, en de mobiele app. De klap voor het vertrouwen is misschien wel het grootste gevaar in een tijd waarin we business as usual moeten handhaven. Maar als we workarounds uitnodigen, maken we ons zorgen over de veiligheid, vooral wanneer teamgenoten op afstand werken zonder enige directe IT-ondersteuning."

Microsoft Teams-gebruikers verdubbelen, ondanks aanvankelijke hapering

Maar Microsoft Teams lag er niet lang uit: Kort na de uitval meldde de site Downdetector consequent "Geen problemen bij Office 365." [2] Eind vorige week meldde Reuters dat Teams 12 miljoen dagelijkse gebruikers toevoegde van 11 maart tot 18 maart, een piek van 37,5% in één week [3] - zonder duidelijke haperingen in de bedrijfscontinuïteit. In totaal, aldus Reuters, had Microsoft Teams 44 miljoen gebruikers op 18 maart 2020, meer dan het dubbele van de 20 miljoen die Microsoft in november 2019 meldde. Tegelijkertijd zeiden zowel Microsoft als rivaal Slack dat ze ziekenhuizen en andere organisaties helpen die direct reageren op het coronavirus door een snelle, en soms gratis, set-up van hun videoconferencingtools te bieden.

Peter Banham, Senior Manager, Business Continuity bij Mimecast, drong er bij bedrijven van alle groottes op aan om waakzaam te blijven voor de veiligheidsrisico's die gepaard gaan met telewerken - vooral wanneer de betrokken werknemers er nieuw mee zijn en onder de zware stress staan van een wereldwijde pandemie.

" Phishing en vishing zullen meer succes hebben wanneer een gevoel van angst of urgentie om te handelen wordt aangemoedigd," zei Banham. "Bedrijven moeten waakzaam blijven en de beste beveiligingspraktijken versterken, door zowel systemen als eindgebruikers voor te lichten."

De meeste bedrijfscontinuïteitsplannen hebben niet geanticipeerd op COVID-19

Hoewel hij opmerkte dat "slimme bedrijven hun vooraf voorbereide rampenplannen zouden uitvoeren", wees Banham er ook op dat veel organisaties het moeilijk kunnen vinden om hun huidige situatie te correleren met de scenario's die in die bedrijfscontinuïteitsplannen zijn ontwikkeld.

"COVID-19 is zeker een pandemie waarvan men vóór de ontdekking dacht dat ze een laag risico zou inhouden en als een zwarte zwaan zou worden afgedaan," zei Banham.

Daarom was de overgrote meerderheid van de organisaties niet voorbereid op COVID-19, volgens bedrijfscontinuïteitsgoeroe Ross Jackson, VP Organizational Resilience van Mimecast.

Hoewel de volledige omvang en duur van de impact van COVID-19 op het bedrijfsleven nog tamelijk onbekend zijn, is het duidelijk dat bedrijven, willen zij hun activiteiten kunnen voortzetten, zwaar zullen moeten leunen op hun IT-teams voor werken op afstand.

"Degenen met goede bedrijfscontinuïteitsplannen zullen hun IT-teams bedanken voor het leveren en loadtesten van hun videoconferencing-, e-mail- en connectiviteitsoplossingen", zegt Banham. "En zij (IT-teams) zullen ook bijzondere aandacht besteden aan de kans die dit biedt aan een kwaadwillende," voegde hij eraan toe.

Belangrijke bedrijfscontinuïteitsstrategie: Laat Non-Core Functions achter

Jackson merkt op dat een strategie voor bedrijfscontinuïteit die hij ziet toegepast door makers van samenwerkingstools, erin bestaat zich te concentreren op het behoud van de kracht van kernfuncties, terwijl secundaire functies achterblijven.

"We zullen zien dat meer conferencingbedrijven sommige van hun secundaire functies gaan beperken," zei Jackson. "Sommige zien nu al problemen met vertraging, zoals bij de rapportage. Waar ze vroeger real-time statistieken en real-time rapportage aanboden wanneer je de conferencing gesprekken voerde, zien we die rapportage nu pas 24 uur later."

Problemen met de toeleveringsketen in verband met het coronavirus lijken een belemmering te vormen voor de pogingen van deze bedrijven om gelijke tred te houden met de groei van telewerken.

"Ze proberen de achterstand in te lopen, maar ze worden ook geconfronteerd met problemen met de toeleveringsketen - ze zijn misschien niet in staat om zo snel extra hardware te krijgen als ze een maand geleden hadden kunnen doen," zei Jackson.

De kern van de zaak

COVID-19 heeft geleid tot een plotselinge overgang naar werken op afstand bij bedrijven van alle groottes in ontwikkelde economieën. Organisaties zullen moeten vertrouwen op gedegen bedrijfscontinuïteitsplannen om de komende moeilijke tijden door te komen. De meeste organisaties zullen ook sterk afhankelijk zijn van samenwerkingstools in de cloud - en die lijken tegen hun taak opgewassen.

[1] " Microsoft Teams valt uit omdat Europa thuis gaat werken ," Graham Cluley

[2] " Geen problemen bij Office 365 ," Downdetector

[3] " Werken op afstand tijdens uitbraak coronavirus zet miljoenen meer op Microsoft Teams, Slack ," Reuters