Samenwerkingstools vormen uitdagingen voor E-Discovery

Bedrijfsjuridische teams zijn afhankelijker dan ooit geworden van e-discovery. Maar de wijdverspreide invoering van zakelijke samenwerkingstools bemoeilijkt hun gebruik van deze steeds onmisbaarder wordende methode voor het verzamelen en doorzoeken van bewijskrachtige gegevens.

Sinds het begin van de COVID-19 pandemie is het gebruik door bedrijven van samenwerkingsplatforms zoals Microsoft Teams en Slack in een stroomversnelling geraakt. Het gebruik van Teams in het bijzonder is gestegen tot 250 miljoen gebruikers wereldwijd, [1] maar het gebruik van team-building tools is alomtegenwoordig geworden. Uit het Mimecast-rapport The State of Email Security 2021 blijkt dat vrijwel alle ondervraagde informatietechnologie- en cyberbeveiligingsprofessionals (98%) werken bij bedrijven die software voor teambuilding en samenwerking hebben geïmplementeerd.

Tegelijkertijd is e-discovery door de explosieve groei van digitale gegevens en een veeleisender wet- en regelgevingslandschap belangrijker dan ooit. Strengere wetten, meer bemoeienis van nationale en federale regelgevende instanties en de snel toenemende dreiging van cyberveiligheid hebben samen de risico's van juridische en regelgevende acties vergroot. Ook het vooruitzicht van COVID-gerelateerde rechtszaken en de toename van werk op afstand als gevolg van de pandemie hebben deze risico's verhoogd en de behoefte aan effectieve e-discovery oplossingen onderstreept.

Toegang tot samenwerkingstools voor E-Discovery

De massale adoptie van Teams, Slack, Zoom en andere collaboratieve toepassingen in reactie op COVID vormt een grote uitdaging voor het gebruik van e-discovery. Hoewel elektronisch opgeslagen informatie potentieel bewijsmateriaal bevat in een breed scala van geschillen, interne onderzoeken en nalevingskwesties, zijn bedrijven er tot nu toe grotendeels in geslaagd om het produceren van collaboratieve gegevens in de rechtszaal te vermijden. Maar, zoals de American Bar Association in haar publicatie Law Technology Today stelt: "Naarmate rechtbanken meer vertrouwd raken met collaboratieve toepassingen, zullen zij in toenemende mate productie uit deze bronnen afdwingen." [2]

Het zal niet gemakkelijk zijn om aan hun eisen te voldoen. Het gebrek aan standaarden betekent dat elk chat-, samenwerkings- en archiveringstool een ander dataformaat gebruikt, waardoor uitgebreide, platformoverschrijdende zoekacties moeilijk of onmogelijk zijn. In het rapport van Osterman Research over Archiving and Data Protection for Microsoft Teams wordt bijvoorbeeld opgemerkt: "Wanneer een eDiscovery-zoekopdracht in Microsoft 365 wordt uitgevoerd voor content in Microsoft Teams, wordt bepaalde content uitgesloten van de zoekresultaten, zelfs als de volledige native mogelijkheden voor archivering en retentie worden gebruikt."

Het probleem wordt nog groter doordat toepassingen zoals Teams hebben veranderd wat het betekent om informatie in context te bekijken. Een enkele Teams-conversatie kan bijvoorbeeld een veelheid aan tekstberichten, documenten, e-mail threads, afbeeldingen, emoji's, video's, agenda-items en nog veel meer bevatten - alles gepresenteerd op een informele en soms stream-of-consciousness manier die een eenvoudige analyse van motief en intentie tart.

Hoe E-Discovery uit te breiden over samenwerkingstools heen

Juridische en compliance officers kunnen verschillende stappen ondernemen om deze kwestie onder de knie te krijgen. De ABA stelt voor om een inventaris op te maken van alle samenwerkingstools die hun organisatie momenteel gebruikt, met inbegrip van de business units die gebruik maken van welke tools. Zodra dit is gedocumenteerd, is het belangrijk om vast te stellen waar de gegevens van elke toepassing zich bevinden, voor het geval ze moeten worden geraadpleegd. De gegevens van zelfs maar één tool kunnen op meerdere locaties worden opgeslagen, en niet al die locaties - zoals die in de cloud - zullen gemakkelijk toegankelijk zijn.

Zodra de omvang van de uitdaging is vastgesteld, kan de juridische afdeling beginnen na te denken over de zoekparameters. Moeten alle potentieel relevante gegevens worden verzameld zodra ze gelokaliseerd zijn, of moeten ze worden opgesplitst in meer beheersbare segmenten? Moet elke versie van een Teams- of Google Docs-document worden verzameld, of is het voldoende om er slechts een paar te verzamelen? Deze beslissingen hebben belangrijke implicaties die moeten worden begrepen. Bijvoorbeeld, het beoordelen van elke versie van elk document kan betekenen dat er zoveel gegevens moeten worden verzameld dat zinvolle discovery ondoenlijk wordt. Maar als slechts één of een beperkt aantal versies wordt onderzocht, welke moeten dan worden gekozen, en zal dat voldoende zijn om de rechter tevreden te stellen?

Oplossingen van derden verbeteren de vindbaarheid

Om de gewenste mate van doorzoekbaarheid te bereiken, beveelt het Osterman-rapport het gebruik van archiveringsoplossingen van derden aan. Dit is vooral het geval wanneer de organisatie in kwestie specifieke eisen heeft waaraan alleen kan worden voldaan door de krachtigere functies die de meer robuuste van deze oplossingen bieden. De belangrijkste daarvan zijn:

• De mogelijkheid om in meerdere samenwerkingsplatforms en contentopslagplaatsen te zoeken zonder de gegevens eerst naar een centrale opslagplaats te hoeven migreren.
• De mogelijkheid om alle soorten gegevens die door de verschillende toepassingen worden gebruikt, vast te leggen.
• De efficiëntie die inherent is aan het gebruik van één set van archiverings-, e-discovery- en compliance-tools die werken met de meeste bronnen van collaboratieve data.
• De mogelijkheid om minder en consequenter beleid voor gegevensopslag en -bewaring te hanteren, waardoor het risico dat relevante gegevens worden gewist of over het hoofd worden gezien, wordt verkleind.

Om het rapport te citeren: "Archiveringsoplossingen van derden bieden eerder een uniforme aanpak voor beleidsdefinitie en -handhaving die werkt voor meerdere datatypen van verschillende producten, diensten en oplossingen. Met een dergelijke aanpak kunnen minder beleidsregels worden opgesteld en beheerd die een breder scala aan datatypen bestrijken, waardoor de kans kleiner wordt dat belangrijke datatypen onbedoeld worden gemist."

De kern van de zaak

Het toenemende en wijdverspreide gebruik van samenwerkingstools zoals MS Teams heeft de complexiteit van het uitvoeren van e-discovery vergroot, terwijl de hoeveelheid digitale gegevens die mogelijk relevant zijn voor juridische en compliance-zaken blijft toenemen. Het oplossen van de vele uitdagingen zal tijd kosten, maar het gebruik van een archiverings- en zoekoplossing van een derde partij kan de taak vereenvoudigen en ervoor zorgen dat het juridische team van het bedrijf niet wordt overrompeld door een verzoek om openbaarmaking.

[1] " Microsoft Teams bereikt mijlpaal van 250 miljoen maandelijks actieve gebruikers ," ZDNet

[2] " Collaborative Data in Ediscovery: Six Steps to Take Now ," Law Technology Today