Mimecast eine Erfolgsgeschichte für Thynne & Macartney

Hintergrund

Thynne & Macartney ist eine Full-Service-Anwaltskanzlei mit Sitz in Brisbane, die Kunden in ganz Queensland betreut. Wie alle Anwaltskanzleien auf der ganzen Welt verlässt sie sich in hohem Maße auf E-Mail als primäres Kommunikationsmittel, sowohl für die Mitarbeiter im Büro als auch für die mobilen Mitarbeiter.

Thynne & Macartney entschied sich für Mimecast Unified Email Management, um verschiedene Einzellösungen in seinem Netzwerk zu ersetzen und damit E-Mail-Sicherheit, Archivierung, Kontinuität, mobilen Zugriff und mehr zu konsolidieren. Das Ergebnis ist eine sichere, kosteneffiziente, Cloud-basierte E-Mail-Lösung, die die Effizienz, die Mobilität und den Kundenservice verbessert - selbst wenn das Schlimmste passiert.

Mimecast bietet den 110 E-Mail-Nutzern des Unternehmens nun einen zuverlässigen Service, der geschäftskritisch ist. "E-Mail ist für unser Unternehmen von enormer Bedeutung. Ein Großteil unserer Einnahmen stammt aus abrechenbarer Zeit, so dass E-Mail-Ausfallzeiten mehr als nur Unannehmlichkeiten und Frustration bedeuten", so Ken Apps, IT-Manager. "Sie können sich direkt auf unsere Einnahmen und unseren Ruf auswirken."

Situation

Als Ken Ende 2009 in die Firma kam, bestand das E-Mail-System von Thynne & Macartney aus verschiedenen Einzellösungen, die Virenschutz, Sicherheit, E-Mail-Gateway, Spamschutz und Archivierung umfassten. Es war komplex, ineffizient und kostspielig.

Vor allem die Archivierung war ein echtes Problem. "Die IT-Abteilung brauchte Stunden oder sogar Tage, um archivierte E-Mails abzurufen, und die Möglichkeit, dass das System einige E-Mails nicht archivieren konnte, stellte ein Compliance-Risiko dar.

Nach einer Bewertung der Situation erkannte Ken, dass die E-Mail-Archivierung eine klare Investitionspriorität darstellt. Da jedoch viele der Einzellösungen und -dienste zur Erneuerung oder zum Austausch anstanden und kein E-Mail-Kontinuitätsdienst vorhanden war, sah Ken die Möglichkeit, eine umfassendere Überholung vorzunehmen.

Ken sagte: "Das ultimative Ziel war es, alle unsere Einzellösungen durch eine einzige Plattform zu ersetzen, die unser E-Mail-System zuverlässiger, produktiver und einfacher zu verwalten macht."

Lösung

Thynne & Macartneys IT-Dienstleister Docscorp stellte Ken Mimecast Unified Email Management (UEM) vor.

Ken sagte: "Ich war beeindruckt. Mimecast bot eine einzige Lösung für alle unsere E-Mail-Management-Herausforderungen und, was ganz wichtig ist, eine einfachere, produktivere Erfahrung für Büro- und mobile Mitarbeiter".

Für Thynne & Macartney war dies jedoch die erste Erfahrung mit dem Cloud-Modell, weshalb Ken natürlich vorsichtig war. "Am Ende haben mich die SLAs und der Dateneingabeservice von Mimecast überzeugt. Es war klar, dass wir uns auf diesen Service verlassen konnten und dass er uns eine risikoarme Möglichkeit bot, Daten aus verschiedenen Silos in ein einziges, konsolidiertes Repository in der Cloud zu verschieben."

Vorteile

Thynne & Macartney begann mit der Umstellung auf Mimecast UEM im November 2010, aber die Benutzerfreundlichkeit und die E-Mail-Kontinuitätsfunktionen des Dienstes sollten früher als erwartet getestet werden.

Ken sagte: "Im Januar 2011 hatten wir alle unsere ausgehenden externen E-Mails und unser Exchange-Datenjournaling auf Mimecast umgestellt. Zu diesem Zeitpunkt wurde Brisbane von einer schweren Überschwemmung heimgesucht."

Da das Bürogebäude von Thynne & Macartney kurz vor einem Stromausfall stand, war Ken gezwungen, die Migration zu Mimecast von zu Hause aus durchzuführen. "Die Einrichtung von Mimecast aus der Ferne war ziemlich intuitiv, und ich konnte es sehr schnell in Betrieb nehmen.

"Innerhalb eines Tages nach dem Stromausfall der IT-Systeme konnten die Mitarbeiter E-Mails senden und empfangen und auf alles zugreifen, was sie in den letzten 58 Tagen gesendet oder empfangen hatten. Mit Mimecast konnten die Mitarbeiter in den nächsten fünf Tagen mit den Kunden in Kontakt bleiben."

Ken weiß nun, dass Thynne & Macartney über eine hocheffektive E-Mail-Continuity-Lösung verfügt. "In gewisser Weise haben die Überschwemmungen unsere Entscheidung für Mimecast gerechtfertigt. Jetzt, wo wir die komplette Migration hinter uns haben, ist es sogar noch beeindruckender. Während der Ausfallzeiten haben die Mitarbeiter weiterhin Zugriff auf ihre E-Mails, ohne etwas tun zu müssen.

Zugängliches Archivieren

Ken hat auch sein primäres Ziel erreicht, eine zugängliche, aber dennoch konforme E-Mail-Archivierungslösung einzurichten. Er sagte: "Mit der Mimecast-Lösung haben wir die absolute Gewissheit, dass wir alles archivieren - es ist integrer."

"Die Lösung ermöglicht auch einen besseren, reaktionsschnelleren Kundenservice, da die Benutzer selbst sehr schnell und einfach Archivsuchen durchführen können. E-Mails können innerhalb von Minuten statt Tagen abgerufen werden."

Nahtlose Mobilität

Mimecast Mobile Access hat unterdessen die Mobilitätsstrategie von Thynne & Macartney gestärkt, indem es allen Mitarbeitern mit firmeneigenen iPhones und iPads nahtlosen Zugang zu E-Mail-Diensten über native App-Schnittstellen ermöglicht.

Ken erklärt: "Bei der Mobilität mit Mimecast geht es nicht nur um den Posteingang. Unsere Mitarbeiter können über die Mimecast-Apps auf ihr gesamtes E-Mail-Konto zugreifen, Archivsuchen durchführen und vieles mehr."

Verbessert das Benutzererlebnis

Die enge Integration mit Microsoft Outlook über Mimecast Services for Outlook (MSO) hat die Benutzerfreundlichkeit erheblich verbessert. Zum Beispiel hat die MSO-Funktion zum Entfernen und Verknüpfen von Anhängen ein langjähriges Problem gelöst.

"Früher wurden wir wahrscheinlich drei- oder viermal pro Woche von Anwendern gebeten, die Größe eines Anhangs zu reduzieren, damit sie ihn an einen Kunden weiterleiten konnten. Jetzt können wir sogar 50-MB-Dateien ganz einfach an alle unsere Kunden senden, ohne uns Gedanken über die Größenbeschränkungen für Postfächer machen zu müssen.

Einfacher, kosteneffizienter

Mimecast UEM hat es Ken auch ermöglicht, erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen zu erzielen. "Wir haben Geld für Hardware und Service-Verträge für all diese Einzellösungen gespart, und wir haben eine Menge Zeit gespart, weil die Lösung viel weniger Wartung erfordert.

"Mimecast hat sich als unglaublich kosteneffizient erwiesen. Wir haben unsere E-Mail-Systeme in jeder Hinsicht verbessert, von der Zuverlässigkeit und Notfallwiederherstellung bis hin zur Benutzerfreundlichkeit, Mobilität und Produktivität, und all das wurde durch das Budget abgedeckt, das wir ausschließlich für eine neue E-Mail-Archivierungslösung vorgesehen hatten."