Mit Mimecast profitiert die Stadtverwaltung von einem E-Mail-Archiv ohne Grenzen, einer optimierten Einhaltung von Audit-Vorschriften und einer stärkeren E-Mail-Sicherheit

Auf einen Blick

• Öffentlicher Sektor
• Anzahl der E-Mail-Benutzer: 750

Mimecast Email Security gab Stellenbosch das manipulationssichere, dauerhafte Archiv, das es für die effektive Einhaltung von Audit-Vorschriften benötigt und das sicherstellt, dass E-Mails als verlässliche Beweise in Rechtsstreitigkeiten verwendet werden können - und das alles bei gleichzeitiger Verteidigung gegen fortschrittliche E-Mail-Sicherheitsbedrohungen und Ermöglichung der Mobilität der Mitarbeiter.

Die Gemeinde Stellenbosch verwaltet die Städte Stellenbosch, Franschhoek und Pniel sowie die umliegenden ländlichen Gebiete in der südafrikanischen Provinz Westkap. Sie beaufsichtigt die Erbringung einer breiten Palette von Dienstleistungen für Bürger und Unternehmen und ist bestrebt, die Region als "Innovationshauptstadt Südafrikas" zu etablieren.

Mit 750 Mitarbeitern, die in den verschiedensten Abteilungen arbeiten, ist die Stadtverwaltung bei der Kommunikation stark auf E-Mail angewiesen. Für den IKT-Manager Brian Mkaza ist die E-Mail daher ein wichtiges Thema - Verfügbarkeit, Archivierung, Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit sind dabei die wichtigsten Aspekte.

"E-Mail ist das wichtigste Kommunikations- und Kollaborationsinstrument für die Stadtverwaltung, was bedeutet, dass es zu einem Aufbewahrungsort für alle Arten von wichtigen Informationen wird", sagte er.

"Das bedeutet, dass die Fähigkeit, auch gelöschte E-Mails zu finden und wiederherzustellen, sehr wichtig ist, ebenso wie die E-Mail-Sicherheit. Gleichzeitig sind Fragen der E-Mail-Archivierung, der Sicherheit und der Prüfpfade Teil unserer strengen jährlichen Prüfung, so dass unsere Systeme dies unterstützen müssen."

Getrenntes System

Als Brian Anfang 2015 zur Stadtverwaltung kam, konnte das bestehende E-Mail-System, das auf einer Reihe unterschiedlicher Lösungen basierte, diese Anforderungen nicht mehr erfüllen, und die Archivierung war ein kritischer Punkt.

"Zu dieser Zeit bot das Archiv nicht die Aufbewahrungsmöglichkeiten, die wir brauchten", erklärt Brian. "Wenn zum Beispiel jemand E-Mails löschte, konnten wir sie nicht immer abrufen. Sie waren dann einfach weg. Das war in Fällen, in denen E-Mails zur Unterstützung von Untersuchungen oder Rechtsstreitigkeiten benötigt wurden, nicht gut genug.

"Darüber hinaus müssen wir zur Einhaltung der Auditor-General-Prüfungen Prüfpfade erstellen, aus denen hervorgeht, wer wann und warum auf das Archiv zugreift. Die Zusammenstellung dieser Informationen war auch nicht immer einfach.

Diese Probleme, zusammen mit größeren Bedenken in Bezug auf die E-Mail-Sicherheit und der zunehmenden Notwendigkeit, eine vom Unternehmen genehmigte Lösung für mobile Geräte anzubieten, veranlassten Brian und sein Team dazu, nach einer neuen Lösung zu suchen: "Idealerweise wollte ich eine Lösung für all diese Probleme haben".

Eine einheitliche Lösung

Zu diesem Zeitpunkt verfügte Stellenbosch über eine kleine Mimecast-Implementierung. Brian machte sich daran, die Vorteile zu untersuchen, die sich aus der Implementierung der umfassenderen Mimecast Unified Email Management (UEM)-Lösung ergeben könnten, die eine einzige, integrierte Lösung bietet, die Cloud-E-Mail-Archivierung, Sicherheit, Kontinuität, Mobilität und mehr umfasst.

"Mir war sofort klar, dass Mimecast unsere E-Mail-Systeme auf den neuesten Stand bringen kann und uns die Kostenvorteile einer Cloud-Lösung bietet, während wir gleichzeitig unsere Archivierungsmöglichkeiten erweitern, die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit verbessern und die Mobilität unserer Mitarbeiter ermöglichen", erklärt er.

Einfache Implementierung

Brians Entscheidung für Mimecast wurde dank einer nahtlosen und problemlosen Migration zum Cloud-E-Mail-Management schnell bestätigt.

"Mimecast hat uns während des gesamten Projekts hervorragend unterstützt", sagt er. "Wir begannen mit einem klaren Projektplan, in dem jede Phase mit Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert war. Wir hatten in jeder Phase das Gefühl, in sicheren Händen zu sein. Wann immer wir eine Frage hatten, konnte einer der beiden einspringen und uns die benötigten Antworten geben."

Neben dieser Unterstützung fand das Team von Brian die Benutzerschulung von Mimecast sehr nützlich: "Den Benutzern und dem Team eine einfache Schulung zu geben, wie sie das Beste aus Mimecast herausholen können, war wirklich wertvoll, um die Benutzerakzeptanz zu beschleunigen."

Ewiges Archiv

Die längerfristigen Vorteile der Umstellung auf Mimecast UEM wurden ebenfalls schnell deutlich, und zwar nirgendwo so sehr wie im E-Mail-Archiv von Stellenbosch. Die Tage der verlorenen E-Mails und unvollständigen Prüfpfade sind endgültig vorbei.

Brian sagte: "Das Mimecast Cloud Email Archive hat unsere E-Mail-Aufbewahrung und die Leichtigkeit, mit der wir E-Mails, die wir für Untersuchungen oder Rechtsstreitigkeiten benötigen, finden und aufbewahren können, verändert. Alle unsere E-Mails werden jetzt standardmäßig 99 Jahre lang in dreifacher Ausfertigung aufbewahrt, so dass es einfach ist, jede E-Mail zu finden, egal ob sie gelöscht wurde oder nicht. Das ist jetzt eine Aufgabe, die Minuten und nicht Tage dauert.

"Die fälschungssicheren Prüfungen sind ebenfalls sehr nützlich", fuhr er fort. "Die Prüfberichte, die wir von Mimecast erhalten, machen es sehr einfach, die Anforderungen der Auditor General zu erfüllen, und wir können sicher sein, dass nicht einmal die Archivadministratoren die Archivunterlagen verändern können."

Robuste E-Mail-Sicherheit

Die Vorteile des Cloud-Archivs werden durch die verbesserte E-Mail-Sicherheit von Mimecast noch verstärkt. Mimecast ist in das E-Mail-Archiv integriert und bietet einen mehrschichtigen Schutz vor Malware, Spam und fortschrittlichen Bedrohungen wie verzögerten URL-Exploits und waffenfähigen Anhängen und schützt so die Daten und Nutzer von Stellenbosch vor Hackern.

"Mimecast Email Security hat unsere Verteidigung gegen Angriffe per E-Mail verändert", so Brian. "Wir können jetzt sicher sein, dass unsere Posteingänge gegen Viren und gezielte Angriffe geschützt sind, und das ist ein Schutz, der die Einhaltung der Anforderungen des Auditor General relativ einfach macht.

Einfache Mobilität

Mimecast hat es Brian auch leicht gemacht, auf die wachsende Nachfrage der Benutzer nach mobilem E-Mail-Zugang zu reagieren - eine Nachfrage, die dazu geführt hat, dass die Benutzer auf kostenlose E-Mail-Lösungen ausgewichen sind, die die E-Mail-Sicherheit beeinträchtigen können.

"Mit der Mimecast Mobile App können wir den Nutzern einen einfachen und sicheren Zugriff auf E-Mails über mobile Geräte ermöglichen", erklärt Brian.

"Das hat es uns ermöglicht, die Richtlinien für mobile E-Mail und BYOD vom Rat genehmigen zu lassen. Bisher wurde der mobile Zugriff auf mein Team ausgerollt und wird bald für alle Nutzer verfügbar sein. Nach dem, was wir bisher gesehen haben, bin ich sicher, dass die Nutzer, die den mobilen Zugriff wünschen, ihn lieben werden."

Niedrigere Kosten

Darüber hinaus spart der Wechsel zu Mimecast der Gemeinde Stellenbosch Geld und dem Team von Brian Zeit.

"Die E-Mail-Verwaltung in der Cloud macht Schluss mit Archiv- und Sicherheitsupdates, Patches und Hardware-Upgrades. Allein dadurch sparen wir eine Menge Zeit und Geld."

"Hinzu kommt, dass wir keine Ausfallzeiten mehr haben und das System insgesamt einfacher zu verwalten ist. Nimmt man diese Vorteile zusammen mit der optimierten E-Mail-Erkennung und -Prüfung, ist es leicht zu erkennen, warum Mimecast die perfekte Lösung für uns ist", schloss er.