Mimecast hilft Oliver Hume dabei, wichtige E-Mails sicher und flüssig zu halten

Oliver Hume verlässt sich auf die E-Mail-Sicherheit von Mimecast, um seine E-Mail-Systeme vor Malware und Spam zu schützen und den Anwendern in den drei Niederlassungen einen unterbrechungsfreien E-Mail-Zugang von Desktop- und Mobilgeräten aus zu ermöglichen. Die Lösung bot kosteneffiziente Kontinuität während der Unterbrechung eines Umzugs der Hauptniederlassung und reduzierte gleichzeitig die Komplexität und den Support-Overhead.

Kontext

Oliver Hume ist ein multidisziplinärer Immobiliendienstleister mit Niederlassungen in Melbourne, Sydney, Brisbane, an der Gold- und der Sunshine Coast. Das Unternehmen ist Australiens führender Vermarkter von Wohnprojekten und beschäftigt rund 120 Mitarbeiter.

Ein zuverlässiger E-Mail-Zugang ist für die Vertriebs- und Kundenbetreuer von Oliver Hume wichtig, egal ob sie im Büro oder unterwegs sind.

"Als ich mir Mimecast ansah, war ich sofort überzeugt, dass es die richtige Lösung ist. Sie war viel überschaubarer und weniger komplex als unsere anderen Optionen und bot kontinuierliche Kontinuität zu den gleichen Kosten wie eine einmalige Disaster Recovery."

Carlos Labura - IT-Leiter, Oliver Hume

IT-Manager Carlos Labura ist im Grunde eine Ein-Mann-IT-Abteilung und erklärt: "Der Immobilienmarkt ist ein hart umkämpfter Markt, daher müssen wir am Ball bleiben, wenn es darum geht, auf neue Geschäftskontakte zu reagieren und die Serviceversprechen, die wir bestehenden Kunden geben, zu erfüllen. Ein zuverlässiger E-Mail-Zugang ist ein wichtiger Bestandteil davon."

Situation

Das E-Mail-System für die einzelnen Niederlassungen von Oliver Hume basierte auf einem Exchange Server in der Zentrale, der durch eine Reihe von Einzellösungen ergänzt wurde, z. B. gehostete E-Mail-Sicherheit von Trend Micro und umfangreiche Dateifreigabefunktionen auf der Grundlage von Verbraucherdiensten wie Dropbox.

Das Unternehmen verfügte zwar über einen weitreichenden Disaster-Recovery-Support, aber nicht über eine Echtzeit-E-Mail-Kontinuitätslösung - ein Problem, das sich Anfang 2014 zuspitzte, als Carlos den Umzug des Hauptsitzes von Oliver Hume in neue Räumlichkeiten vorbereitete:

"Angesichts der Tatsache, dass die Infrastruktur der Hauptniederlassung die gesamte Organisation mit E-Mails versorgt, war die Aufrechterhaltung des E-Mail-Verkehrs während des Umzugs ein wichtiger Aspekt. Die Netzwerkdienste würden über Nacht ausfallen, aber ich musste mögliche Überschreitungen einplanen, was bedeutete, dass eine Art von E-Mail-Kontinuitätslösung für die Minimierung von Geschäftsunterbrechungen ziemlich wichtig war."

Zunächst prüfte Carlos die Möglichkeit, die DR-Lösung von Oliver Hume vorübergehend zu erweitern, um eine vorübergehende Lösung zu finden, aber es wurde schnell klar, dass dies eine komplexe, zeitaufwendige und potenziell kostspielige Option war: "Unsere Exchange-Umgebung an unserem DR-Standort zu replizieren und dann Festplatten zu verschicken, um die Daten auf unseren lokalen Servern wiederherzustellen, sobald diese wieder online waren, war keine realistische Option".

Lösung

Stattdessen wandte sich Carlos an Mimecast, um eine einfachere und kostengünstigere Lösung in der Cloud zu finden. Er sagte: "Als ich mir Mimecast ansah, war ich sofort überzeugt, dass es die richtige Lösung ist. Sie war viel überschaubarer und weniger komplex als unsere anderen Optionen und bot kontinuierliche Kontinuität zu den gleichen Kosten wie eine einmalige Disaster-Recovery-Lösung."

Nachdem er sich für Mimecast als E-Mail-Kontinuitätslösung entschieden hatte, entschied sich Carlos für Mimecast, da es eine Reihe von Funktionen und Vorteilen bot, die die bestehenden Punktlösungen von Oliver Hume nicht bieten konnten.

Das Mimecast-Team führte Carlos durch einen schnellen und problemlosen Einrichtungsprozess, der keine zusätzliche Hardware vor Ort erforderte. "Die Einrichtung der Lösung war wirklich unkompliziert", so Carlos. "Ich habe einen ausgezeichneten, reaktionsschnellen Support erhalten und hatte keine größeren Hindernisse auf dem Weg dorthin.

Vorteile

In erster Linie sorgte Mimecast dafür, dass alle Mitarbeiter von Oliver Hume auch während des Umzugs der Hauptverwaltung über die vertraute Outlook-Oberfläche auf ihre E-Mails zugreifen konnten.

Carlos sagte: "Wir haben den Umzug über Nacht an einem Donnerstag durchgeführt, aber Netzwerkprobleme führten dazu, dass wir erst gegen 13.30 Uhr am Freitag wieder einsatzbereit waren. Mimecast Email Continuity sorgte dafür, dass unsere Nutzer wie gewohnt auf ihre E-Mails zugreifen konnten, egal ob sie firmeneigene oder private Laptops und Smartphones nutzten."

Entscheidend war, dass die Kontinuitätslösung keine Maßnahmen von Carlos erforderte, so dass er sich um die Lösung des größeren Netzwerkproblems kümmern konnte: "Sie wurde automatisch aktiviert, sobald die Hauptserver offline gingen, und schaltete sich automatisch wieder ein, sobald wir wieder online waren.

Mimecast hat auch die Palette der für Oliver Hume verfügbaren E-Mail-Sicherheitsfunktionen erweitert. Der größte Vorteil der zusätzlichen Funktionen: "Die Benutzer können nun ihre eigenen Quarantäne-E-Mails verwalten, was sicherlich Helpdesk-Anrufe überflüssig macht und den Zeitaufwand für die E-Mail-Verwaltung reduziert."

Schließlich hat Mimecast Large File Send den Nutzern den Austausch großer Dateien erleichtert und dafür gesorgt, dass Carlos die Einhaltung der Vorschriften unter Kontrolle hat. Er sagte: "Jetzt können die Benutzer große Dateien direkt von Outlook aus versenden, während Verschlüsselung und benutzerdefinierte Ablaufoptionen die Sicherheit unserer Daten gewährleisten. Darüber hinaus ist es einfach zu verwalten und für mich überprüfbar."

Insgesamt ist Carlos mit Mimecast sehr zufrieden: "Ich bin von jedem Aspekt von Mimecast beeindruckt. Es hat den E-Mail-Verkehr während Ausfällen ohne Probleme aufrechterhalten, unsere E-Mail-Umgebung gesichert und Funktionen hinzugefügt, die unsere Benutzer produktiver machen."