Mohawk Industries nutzt Mimecast, um die E-Mail-Archivierung und -Wiederherstellung zu vereinfachen und eine wirksame AS/AV-Strategie zu gewährleisten

Kontext

Mohawk Industries ist der weltweit führende Hersteller von Bodenbelägen, der Produkte zur Verschönerung von Wohn- und Geschäftsräumen auf der ganzen Welt entwickelt. Zu den Marken von Mohawk gehören Dal-Tile, Karastan, Mohawk, Pergo, Martazzi und Quick-Step. Das Unternehmen beschäftigt weltweit mehr als 20.000 Mitarbeiter.

Herausforderung

Obwohl das Unternehmen Tausende von Mitarbeitern beschäftigt, gibt es bei Mohawk Industries nur drei IT-Mitarbeiter, die sich um die Unterstützung und Verwaltung von E-Mails kümmern, sagt Colby Grueber, der Infrastrukturdirektor des Unternehmens. Das macht die Effizienz entscheidend. Dennoch verließ sich Mohawk im Jahr 2011 auf eine IBM-Archivierungsplattform (CommonStore), die schnell an Bedeutung verlor. "Damals hatten wir keine Mailbox-Quoten oder Aufbewahrungsfristen", erinnert sich Grueber, "also haben wir bei unseren wöchentlichen Backups im Grunde alles gesichert, was ein Mitarbeiter jemals gesendet oder empfangen hatte. Einige Mitarbeiter hatten 50 GB große NSF-Dateien."

Infolgedessen dauerten die wöchentlichen Backups bei Mohawk sieben Tage. "Wir beendeten ein Backup und begannen sofort mit dem nächsten", sagt Grueber. "Und oft schlugen die Backups fehl, und wir verloren Daten. Es war eine Katastrophe, und die Menge an Speicherplatz und Bändern, die für die Backups benötigt wurden, geriet außer Kontrolle." In der Spitze wuchs das wöchentliche Backup-Volumen auf 10 TB an.

Gleichzeitig erhielt Gruebers Gruppe immer häufiger Anfragen für Rechtsstreitigkeiten, d. h. Anfragen der Rechtsabteilung, E-Mail-Datensätze für bestimmte Mitarbeiter abzurufen. Mohawk verfügte zwar über ein grundlegendes Speicher- und Abruftool (IBMs CommonStore), aber das Auffinden und Abrufen von E-Mails aus dem System war laut Grueber ein mühsamer Prozess. Zunächst musste das Team die richtige Datei finden und dann alle E-Mails in dieser Datei manuell scannen, um die von der Rechtsabteilung benötigten Informationen auszuwählen. "Das war ein Prozess von mindestens ein bis zwei Tagen", sagt Grueber. "Das ist viel Zeit für unser kleines Team, wenn man bedenkt, dass das Volumen der Anfragen immer größer wird. Das Tool war für uns einfach nicht mehr brauchbar."

Ein weiteres Problem war die Kontinuität. Obwohl E-Mail-Ausfälle in der Vergangenheit kein großes Problem darstellten, hätte jeder Ausfall schwerwiegende Auswirkungen auf den Betrieb gehabt, so Grueber. "Wir sind für so gut wie alles auf E-Mail angewiesen", sagt er, "von der internen Kommunikation bis zur Kundenkommunikation. Wir waren an einem Punkt angelangt, an dem wir wirklich der Meinung waren, dass wir ein Sicherheitsnetz haben sollten, um die Kontinuität im Falle eines Notfalls oder Ausfalls zu gewährleisten."

Schließlich wussten Grueber und sein Team, dass es an der AS/AV-Front noch Raum für Verbesserungen gab. "Unsere Spam-Quoten stiegen langsam an, und die Benutzer hatten das bemerkt", sagte er. "Es ist unsere Aufgabe, dafür zu sorgen, dass E-Mails ihre Produktivität fördern und nicht beeinträchtigen. Also beschlossen wir, nach Alternativen zu unserer SPAM-Appliance zu suchen.

Lösung

Aufgrund früherer Probleme mit schwierigen Upgrades des CommonStore-Servers und der SPAM-Appliance vor Ort entschied sich Mohawk bei der Evaluierung von Ersatzlösungen für die SaaS-Route. Nachdem das Unternehmen mehrere Optionen geprüft hatte, entschied es sich für das E-Mail-Management-Angebot von Mimecast, um die beiden Punktlösungen zu ersetzen. "Mimecast bot ein komplettes Paket von E-Mail-Sicherheit und E-Mail-Archivierung , mit Suchfunktionen für Rechtsstreitigkeiten. Außerdem war es einfach zu bedienen und zu aktualisieren und mit bestehenden Anwendungen kompatibel", so Grueber. "Außerdem war es zu einem sehr günstigen Preis erhältlich. Unser Ziel war es, die AS/AV- und Legal-Discovery-Funktionen zu ersetzen, ohne unsere Gesamtinvestitionen zu erhöhen. Mimecast war preiswerter als die Erneuerung und Aufrüstung unserer bestehenden CommonStore-Lösung allein."

Grueber und sein Team implementierten Mimecast in einem stufenweisen Ansatz, beginnend mit AS/AV und dann mit dem Import des bestehenden E-Mail-Archivs von Mohawk. Seit der ursprünglichen Implementierung hat das Unternehmen die Nutzung von Mimecast auf zwei weitere Geschäftsbereiche ausgeweitet, und Gruebers Team arbeitet derzeit an einer dritten Implementierung, um insgesamt mehr als 10.000 E-Mail-Benutzer abzudecken.

Vorteile

Schnelle Reaktion auf rechtliche Anforderungen
Die automatisierte E-Mail-Archivierung von Mimecast ermöglicht es Grueber und seinem Team, archivierte E-Mails schnell wiederherzustellen - ein entscheidender Faktor angesichts der steigenden Zahl von rechtlichen Anfragen nach E-Mail-Beweisen. "Wir erhalten häufig Anfragen von der Rechtsabteilung des Unternehmens, die nach bestimmten E-Mail-Kommunikationen fragen", sagt Grueber. "Vor Mimecast waren wir gezwungen, eine manuelle Suche durchzuführen, um die benötigten E-Mails wiederherzustellen, ein Prozess, der manchmal Tage dauerte.

Heute können wir mit den automatischen Suchfunktionen von Mimecast in den meisten Fällen in weniger als einer Stunde finden, was wir brauchen. Das ist mindestens zehnmal schneller und genauer als der Prozess, auf den wir uns vorher verlassen haben.

Reduziert die Server-Anforderungen
Mohawk musste mit seinem vorherigen On-Premise-E-Mail-Speicher- und -Abruf-Tool mehr als ein Dutzend Server unterhalten, und mit Mimecast war das Unternehmen in der Lage, unnötige Server in den Ruhestand zu schicken. "Dank Mimecast und unserer neuen E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie haben wir unseren Speicherplatz um mehr als 25 Prozent reduziert", kommentiert Grueber, "und obwohl wir keinen internen Speicherplatz freigemacht haben, hätten wir es durchaus tun können. In unserem Fall verlangte unser Rechtsteam, dass wir die Dateien, die für einen Rechtsstreit benötigt werden könnten, vor Ort aufbewahren."

Vereinfacht Upgrades, eliminiert Backup-Anforderungen
"Als wir nach einer E-Mail-Verwaltungslösung suchten, wussten wir, dass wir ein einziges, cloudbasiertes Produkt wollten", sagt Grueber. "Unsere vorherige On-Premise-Lösung erforderte, dass der Anbieter vor Ort sein musste, um Upgrades durchzuführen, und der Prozess war zeitaufwändig und teuer. Mit Mimecast waren wir in der Lage, alle Prozesse zu rationalisieren und so insgesamt mehr Effizienz und Zeit zu sparen. Dank der Integration mit Office™ 365 und Mimecast konnten wir sogar auf Backups verzichten."

Überlegene Spam-Kontrolle
Mohawk verfügte bereits über eine AS/AV-Lösung, doch das Spam-Aufkommen stieg und die Endbenutzer spürten die Auswirkungen. "Mimecast ist eine bessere AS/AV-Lösung, und das ist es, was für unsere Endanwender zählt", so Grueber. "Mit unserer vorherigen Lösung hatten wir zum Beispiel eine besonders hohe Anzahl von False Positives; wir waren gezwungen, Nachrichten, die fälschlicherweise als Spam identifiziert wurden, mehrmals pro Woche zu bewerten und freizugeben. Mit Mimecast machen wir das nur noch etwa einmal im Monat." In einem durchschnittlichen Monat erhält die Mohawk-Organisation 10-12 Millionen E-Mail-Nachrichten. Mimecast blockiert etwa 70 Prozent dieser Nachrichten als Spam, bevor sie überhaupt in das Netzwerk von Mohawk gelangen.

Zuverlässiger, konsistenter Support
Als Grueber und sein Team das größte IT-Projekt von Mohawk in Angriff nahmen, die Umstellung von Lotus auf Office™ 365, rechnete das Team mit Herausforderungen, aber die Ergebnisse waren überraschend. "Angesichts einer so großen Umstellung waren wir sehr besorgt, was passieren könnte, aber wir hatten kein einziges Problem mit der Umstellung, was Mimecast betrifft. Mimecast funktionierte einwandfrei", sagt Grueber.