Mimecast bietet der Lagan Group ein E-Mail-Sicherheitsnetz für Office 365

Kontext

Die Lagan Group hat sich von einem erfolgreichen Steinbruchunternehmen, das in den 1960er Jahren gegründet wurde, zu einer diversifizierten und führenden Gruppe unabhängiger und in Privatbesitz befindlicher Bau-, Fertigungs- und Tiefbauunternehmen in Irland und Großbritannien entwickelt.

Jim Fennell, Information Systems Manager der Lagan Group, ist für die Verwaltung der IT-Infrastruktur zur Unterstützung von 450 IT-Benutzern an 52 Standorten zuständig. Auf die Frage nach der Bedeutung der E-Mail beschreibt Fennell sie als Dreh- und Angelpunkt einer effektiven internen Kommunikation an allen Standorten sowie mit den Kunden und Partnern von Lagan. "E-Mail ist ein zentrales Geschäftsinstrument für das Unternehmen, und schon eine Stunde ohne sie führt zu erheblichen Störungen", erklärt er.

Situation

Die Lagan Group wurde zum ersten Mal Kunde von Mimecast, als Fennell eine größere Betriebszeitgarantie und eine besser integrierte E-Mail-Archivierungslösung suchte. "Wir hatten zuvor einige Ausfälle erlitten, und ehrlich gesagt sind E-Mail-Ausfallzeiten für uns einfach keine Option, daher war Mimecasts 100%ige Kontinuitäts-SLA äußerst attraktiv. Außerdem brauchten wir ein vollständig konformes, durchsuchbares Archiv."

Als das Ende des Supports für Exchange 2003 näher rückte, richtete Fennell seine Aufmerksamkeit auf die Zukunftssicherheit seiner IT-Infrastruktur. "Als ich die Kosten für die Verwaltung und Wartung dieser Hardware zusammen mit den Speicherkosten im Vergleich zu einem Cloud-basierten Dienst analysierte, war die Entscheidung klar. Von den von uns untersuchten Cloud-Angeboten erfüllte Office 365 von Microsoft die Anforderungen, und über einen Zeitraum von fünf Jahren war es wirtschaftlich sinnvoller, Office 365 zu nutzen als an einer Vor-Ort-Lösung festzuhalten", erklärt Fennell.

Lösung

Für die Lagan Group ist jedoch selbst eine Ausfallzeit von wenigen Minuten inakzeptabel, und obwohl Office 365 eine Betriebszeitgarantie von 99,9 % bietet, benötigte Fennell eine Hochverfügbarkeitslösung (HA), die das Risiko von Ausfallzeiten so weit wie möglich auf Null reduziert. Ohne diese Versicherung war das kommerzielle Risiko von Ausfallzeiten zu groß.

Fennell entschied sich daher für ein Upgrade auf die Unified Email Management (UEM) Enterprise-Lösung von Mimecast, die seinen Anwendern in Verbindung mit Office 365 ein unternehmensgerechtes, dauerhaftes Cloud-E-Mail-Archiv - von jedem Gerät aus - sowie eine 100-prozentige Kontinuitäts-SLA bietet.

Fennell erklärt seine Entscheidung: "Da die Lagan Group auf E-Mails angewiesen ist, brauchte ich die zusätzliche Absicherung, die Mimecast bieten konnte. Durch das Hinzufügen von Mimecast zu unserer Office 365-Umgebung konnten wir dem Unternehmen einen nahezu risikofreien Ansatz für das E-Mail-Management bieten."

Vorteile

"Mimecast war unsere erste Erfahrung mit einem Cloud-Service - vor Office 365 - und ich kann nur sagen, dass wir als Unternehmen jetzt enormes Vertrauen in Cloud-Services haben", so Fennell.

"Mit Mimecast in Verbindung mit Office 365 sind alle Bedenken bezüglich Ausfallzeiten ausgeräumt", fährt er fort. "Bei allen Diensten kommt es irgendwann zu Ausfallzeiten - das ist unvermeidlich - und die HA-Lösung von Mimecast für Office 365 hat uns das Sicherheitsnetz geboten, das ich gesucht habe. Es ist eine große Erleichterung zu wissen, dass unsere Benutzer im Falle eines Problems immer noch Zugang zu all ihren E-Mails haben - egal, ob es sich um historische oder aktuelle handelt", erklärt Fennell.

"Was die Archivierung betrifft, so können wir jetzt innerhalb von Minuten eDiscovery-Anfragen im Archiv durchführen. Das wäre ohne Mimecast einfach nicht möglich gewesen. Es hat auch enorme Auswirkungen auf die Produktivität der Endbenutzer; erst vor ein paar Tagen erzählte mir ein Mitarbeiter, dass er schätzungsweise bis zu 40 Minuten pro Tag spart, weil er seine E-Mails nicht sortieren oder löschen muss, sondern nur eine einfache Suche durchführen muss, um eine bestimmte E-Mail abzurufen."

Zusätzlich zu den Mitarbeitern von Lagan, die eDiscovery-Anfragen bearbeiten, musste Fennell auch eine Lösung für seine mobilen Mitarbeiter finden, die aufgrund der Art des Unternehmens in großer Zahl auf ihr persönliches Online-Archiv von ihrem mobilen Gerät aus zugreifen müssen. Er erklärte: "ActiveSync ermöglichte es diesen mobilen Mitarbeitern zwar, eine bestimmte Menge an Daten in ihrem Online-Postfach zu durchsuchen, aber es gab ihnen keinen Zugriff auf ihr persönliches Online-Archiv, das mehr historische Daten enthält. Außerdem ist die ActiveSync-Suche nur auf Schlüsselwörter beschränkt, was nicht immer einfach ist, wenn man ein Smartphone benutzt und Zehntausende von E-Mails zu durchsuchen hat.

"Mimecast Mobile Access bot uns ein granulareres Sucherlebnis mit Zugriff auf jede E-Mail."

Fennell weiter: "Meine einzige Herausforderung besteht jetzt darin, die Mitarbeiter dazu zu bringen, ihre Vorgehensweise beim Abrufen von E-Mails zu überdenken. Es gibt immer noch die Einstellung, dass alles in einem bestimmten Ordner abgelegt werden muss, aber wenn man mehr als 40-50.000 E-Mails hat und nur eine einzige finden muss, ist dieser Prozess nicht hilfreich. Also sage ich den Leuten, dass sie einfach wissen müssen, was sie suchen und danach suchen können, anstatt sich zu merken, wo sie es gespeichert haben."

Was die Sicherheit betrifft, so betreibt die Lagan Group zwei sichere Gateways, und Fennell ist der Meinung, dass Mimecast ihm einen "Gürtel und Hosenträger"-Ansatz für die Sicherheit von Office 365 geboten hat. Besonders beeindruckt ist er von der AS/AV-Prävention. Ich habe keine Sicherheitsprobleme mit Viren oder Spam."

"Seit ich Mimecast verwende, habe ich nie wieder zurückgeblickt", so Fennell weiter. "Allein die Gewissheit, dass die E-Mails von Lagan sicher bei Mimecast gehostet werden, gab mir die Freiheit, mich auf strategischere Projekte zu konzentrieren, und der Service wurde für mich sozusagen zu einer Versicherungspolice. Nachdem wir uns für Mimecast entschieden haben, hat sich mein Stresspegel erheblich verringert!

"Da wir ein relativ kleines IT-Team haben, lagern wir dort aus, wo der Nutzen für das Unternehmen erwiesen ist, aber damit dieser Ansatz erfolgreich ist, muss man seinem Lieferanten volles Vertrauen entgegenbringen. Mimecast ist für uns kein Lieferant, sondern ein Partner. Es ist ein zentraler Bestandteil unserer Geschäftsprozesse.

"Ich denke, wir haben die beste Lösung für alle, die Office 365 in Betracht ziehen und die Risiken minimieren wollen", so Fennell abschließend.