Boels Zanders schafft mit Hilfe von Mimecast einen vereinfachten, risikofreien Wechsel zu einer robusten Office 365-Umgebung

Das Exchange-zu-Office-365-Migrationstool führt die Anwaltskanzlei durch eine risikofreie Migration, während die enge Integration zwischen den Mimecast-Diensten und Office 365 eine sichere, verfügbare und produktive Cloud-E-Mail-Umgebung schafft.

Boels Zanders Advocaten ist eine Full-Service-Kanzlei mit 140 Mitarbeitern und Büros in Venlo, Eindhoven und Maastricht. Die Anwälte der Kanzlei vertreten Unternehmer, Geschäftsführer und ihre Organisationen, die von KMU bis zu Großunternehmen und vom öffentlichen Sektor bis zu gemeinnützigen Einrichtungen reichen.

Die juristischen Dienstleistungen umfassen ein breites Spektrum an Disziplinen wie Arbeits-, Verwaltungs-, Familien-, Gesellschafts- und Immobilienrecht. Boels Zanders verfügt auch über spezielle Branchen- und Sektorteams, die sich auf Bereiche wie Gesundheitswesen, Bildung, Compliance, Lebensmittel & Landwirtschaft und Datenschutz spezialisiert haben. Außerdem gibt es ein einzigartiges Brightlands-Team und ein Beschleunigungsprogramm für innovative Start-ups.

"Mit Mimecast Email Security hatten wir in zehn Jahren keine einzige Infektion", bestätigt Systemadministrator Robin Steeghs. "Der Spamfilter stoppt auch fast alles, und er stoppt nie das Falsche."

Jos Meuwissen, ICT-Manager, Boels Zanders

Unverwechselbar durch Innovation

Boels Zanders ist in den letzten Jahren trotz eines harten Wettbewerbsumfelds stark gewachsen. "Es gibt viele Firmen auf dem Markt, die zum Beispiel einen Vertrag aufsetzen können", erklärt ICT-Manager Jos Meuwissen. "Das ist ein ziemlicher Standardprozess geworden, so dass die einzige Möglichkeit, sich wirklich abzuheben, in der Innovation des Kundenservices und der Lieferung besteht.

So hat das Unternehmen beispielsweise Online-Portale eingerichtet, um die Zusammenarbeit mit den Kunden und die Erbringung von Dienstleistungen zu optimieren.

"Unsere Mandantenportale enthalten z. B. abgeschlossene Verträge und beziehen darüber hinaus Live-Feeds von Websites, so dass wir über rechtliche oder gerichtliche Änderungen informiert werden. Wenn also ein Urteil ergeht, das sich auf einen Vertrag auswirkt, erhalten der Kunde und der Anwalt eine Benachrichtigung und können den Vertrag an die neuen rechtlichen Anforderungen anpassen."

Office 365-Migration. Geführt von Mimecast

Agilität in der IT ist für diese Innovationskultur von entscheidender Bedeutung, und das hat natürlich dazu geführt, dass Boels Zanders zunehmend cloudbasierte Technologien einsetzt. "Wir müssen in der Lage sein, jederzeit und von überall auf unsere Daten zuzugreifen, sowohl online als auch offline, und die Cloud ermöglicht uns das", so Meuwissen. "Gleichzeitig sind wir durch die Zusammenarbeit mit Cloud-Anbietern immer einen Schritt voraus, da wir von ihren Innovationen in der zentralen Cloud-Plattform profitieren können."

Aufgrund der Bedeutung von E-Mails in den täglichen Arbeitsabläufen war die Migration von Exchange vor Ort zu Microsoft Office 365 für Boels Zanders ein wichtiger Bestandteil des Übergangs zur Cloud. Die Umstellung war jedoch nicht ohne Risiko - zum Beispiel das Risiko von Datenverlust und Ausfallzeiten - und Meuwissen war sich der Notwendigkeit bewusst, diese Risiken im Rahmen einer Migration zu minimieren.

Glücklicherweise hatte das Unternehmen bereits Mimecast an Bord, auf das es sich seit mehr als einem Jahrzehnt bei Dienstleistungen wie E-Mail-Sicherheit, Archivierung und Kontinuität verlässt. Entscheidend ist, dass diese Beziehung Boels Zanders Zugang zu der Unterstützung verschaffte, die es für einen reibungslosen Übergang zu Cloud-E-Mail benötigte - einschließlich Mimecasts Exchange to Office 365 Migration Tool, das dabei hilft, die Datenintegrität, den kontinuierlichen Zugriff auf E-Mails und den Schutz vor Cyber-Bedrohungen während einer Migration sicherzustellen.

"Als Mimecast-Nutzer hatten wir Zugang zu allen möglichen einfachen Tools und großartigem Support, um das Risiko unserer Migration zu verringern. Das Ergebnis war ein reibungsloser Übergang zu Office 365", erklärt Meuwissen.

Sichere, zugängliche und verlässliche Cloud-E-Mail

Natürlich ist die Migration nicht das einzige Problem bei der Umstellung auf Cloud-E-Mail. Die übermäßige Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter für kritische E-Mail-Sicherheit, Archivierung und Verfügbarkeit kann ebenfalls ein Risiko darstellen. Aber Meuwissen und sein Team können sich darauf verlassen, dass sie dank der engen Integration mit Mimecast eine stabile Office 365-Umgebung haben.

Um eine robustere Office 365-Umgebung zu schaffen, mussten lediglich die bestehenden Mimecast-Dienste auf die neue Cloud-E-Mail-Umgebung des Unternehmens ausgerichtet werden. Meuwissen sagte: "Wir mussten nur das Routing anpassen, und alles funktionierte wie zuvor. In all den Jahren, in denen wir Mimecast nutzen, hatten wir noch nie Störungen.

Als Anwaltskanzlei legt Boels Zanders natürlich großen Wert auf Sicherheit - und sie hatte bereits eine Lösung, auf die sie sich verlassen konnte. "Mit Mimecast E-Mail-Sicherheit hatten wir in zehn Jahren keine einzige Infektion", bestätigt Systemadministrator Robin Steeghs. "Jetzt ist diese zuverlässige E-Mail-Sicherheit Teil des Mimecast M2A-Pakets, das auch eine Echtzeit-Failover-Lösung für die E-Mail-Kontinuität bietet. Wenn beispielsweise aufgrund eines Ausfalls des Cloud-Anbieters keine E-Mails versendet werden können, übernimmt Mimecast die Aufgabe - die Cloud-Services von Mimecast werden durch ein 100%iges Verfügbarkeits-SLA unterstützt.

Automatisierte Archivierung

Superfast Search "Das E-Mail-Archiv ist auch für uns sehr wichtig", so Meuwissen. "Wir verschicken sehr viele E-Mails. Dabei ist es wichtig, dass die Dossiers jederzeit vollständig sind und dass die ein- und ausgehenden E-Mail-Nachrichten hinzugefügt werden."

Jetzt werden E-Mails, die an einen Anwalt gesendet werden, über ein intelligentes Plugin in Outlook automatisch zu einem laufenden Dossier hinzugefügt. Das Mimecast Cloud Archive bietet sogar eine einfache Lösung, wenn E-Mails verloren gehen. "Leider kommt es ab und zu vor, dass eine E-Mail versehentlich gelöscht wird", erklärt Meuwissen. "Mit Mimecast ist es sehr einfach, diese zu finden und wiederherzustellen."

In der Tat kann das Team von Meuwissen archivierte Sendungen in nur sieben Sekunden finden und abrufen. "Es ist beeindruckend, wie schnell die Suchfunktion von Mimecast funktioniert", so Steeghs. "Selbst wenn man nach mehreren E-Mail-Nachrichten von vor sechs oder sieben Jahren sucht, findet Mimecast sie schnell. Ich verstehe nicht, wie das möglich ist, aber ich finde es großartig - und man bekommt die Daten, die man braucht."

Insgesamt ist Meuwissen sehr zufrieden mit der Art und Weise, wie Mimecast mit Office 365 zusammenarbeitet, um die Cloud-Umgebung von Boels Zanders zu stärken und eine Grundlage für Innovationen zu schaffen, ohne den Kundenservice zu beeinträchtigen.